Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник желает отказаться от перехода и сохранить бумажную ТК, он имеет на это право. Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать заявление на переход и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.
В чём преимущества перехода на электронные трудовые книжки
Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход сотрудника на электронную трудовую книжку является обязательным.
Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, то после перехода на ЭТК он имеет право на сохранение бумажного версии документа. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант ТК.
Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной. Эта мера обеспечивает плавность полного перехода к новой системе.
Записи о начислениях и удержаниях
В трудовой книжке вносятся записи о начислениях и удержаниях, которые касаются заработной платы работника. Они отражают все платежи, выплачиваемые работнику, а также суммы, удерживаемые с его зарплаты по разным основаниям.
В разделе о начислениях указываются следующие сведения:
| Наименование | Сумма | Дата начисления |
| Оклад | 30000 руб. | 01.01.2024 |
| Надбавка за выслугу лет | 5000 руб. | 01.01.2024 |
| Премия | 10000 руб. | 01.02.2024 |
Раздел 2: Изменения связанные с предоставлением отпусков
Согласно изменениям, вносимым в трудовую книжку в 2024 году, предоставление отпусков будет оформляться следующим образом:
1. Длительность отпуска: В соответствии с законодательством, предусмотренным трудовым кодексом Российской Федерации, рабочий имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительностью не менее 28 календарных дней. Также работнику могут быть предоставлены дополнительные дни отпуска с учетом стажа работы и других условий, установленных законом.
2. Заявление на отпуск: Для предоставления отпуска работник должен подать заявление в письменной форме. В нем должна быть указана дата начала и окончания отпуска, а также желаемое направление отдыха, если таковое имеется. Заявление подписывается работником и руководителем организации или его уполномоченным представителем.
- Код ФИАС (Федеральной информационной адресной системы) — необходимо указать код адреса места жительства и места работы сотрудника.
- Дата приема на работу — указывается дата, когда сотрудник был принят на работу. Если дата приема не известна, рекомендуется указать примерный месяц и год.
- Должность — указывается должность, на которой сотрудник работает или работал.
- Период работы — указывается период, в течение которого сотрудник работал на данной должности. Необходимо указывать дату начала и дату окончания работы на данной должности. Если сотрудник все еще работает на данной должности, вместо даты окончания работы указывается фраза «по настоящее время».
- Основание для увольнения — если сотрудник был уволен с данной должности, необходимо указать основание увольнения (например, сокращение штата, истечение срока контракта и т.д.).
- Подпись сотрудника — сотрудник должен поставить свою подпись в соответствующем поле трудовой книжки.
- Подпись работодателя — работодатель также должен поставить свою подпись в соответствующем поле.
Как внести изменения в старые трудовые книжки?
Внесение изменений в старые трудовые книжки, которые были выданы до 2024 года, будет возможно согласно новым правилам. Для этого необходимо обратиться в соответствующую организацию, где вы получили данную трудовую книжку.
Шаг 1: Подготовьте все необходимые документы, подтверждающие изменения, которые необходимо внести в трудовую книжку. Это могут быть документы о переводе на другую должность, повышении квалификации, получении новых навыков или образования.
Шаг 2: Обратитесь в отдел кадров вашей организации или в управление учета труда и заработной платы. Предоставьте им все необходимые документы и объясните, какие изменения вы хотите внести в трудовую книжку.
Шаг 3: Сотрудники отдела кадров или управления учета труда и заработной платы проверят предоставленные документы и осуществят внесение изменений в вашу трудовую книжку.
Шаг 4: Получите обновленную трудовую книжку с внесенными изменениями. Проверьте, что все данные указаны правильно.
Важно помнить, что в случае фальсификации данных или представления недостоверных документов, вы можете быть привлечены к ответственности.
Таким образом, хотя новые правила заполнения трудовой книжки вступят в силу с 2024 года, внести изменения в старые трудовые книжки будет возможно путем обращения в отдел кадров или управление учета труда и заработной платы. Следует учесть, что процедура внесения изменений может различаться в разных организациях.
Если временный перевод стал постоянным
Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата перевода работника;
- в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
- в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.
Как вести раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Сведений о награждении носятся в следующем порядке:
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
- ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 указывается дата награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Документы, необходимые для увольнения в 2024 году
1. Заявление
Для увольнения в 2024 году необходимо подать заявление на имя руководителя организации. Заявление должно содержать полные персональные данные работника, дату увольнения, причину увольнения и желаемый способ выплаты денежной компенсации или причитающихся пособий. Заявление должно быть составлено в письменной форме и подписано работником.
Примечание: В заявлении можно указать желаемый последний рабочий день, предупредив об этом заранее руководство.
2. Трудовая книжка
Трудовая книжка является основным документом подтверждающим трудовую деятельность работника. При увольнении необходимо предоставить трудовую книжку в отдел кадров организации для завершения всех записей и выдачи работнику.
Примечание: При получении трудовой книжки, рекомендуется внимательно проверить правильность и полноту записей.
3. Справка о доходах
Справка о доходах выдается работодателем по месту работы и является необходимым документом для последующего получения пособий по безработице или компенсаций. Справка должна содержать информацию о заработной плате работника за последний период работы.
Примечание: При получении справки о доходах рекомендуется проверить ее правильность и полноту, а также сохранить копию для собственных записей.
4. Свидетельство о рождении ребенка (при необходимости)
При увольнении женщине в декретном отпуске, необходимо предоставить свидетельство о рождении ребенка для получения соответствующих пособий.
Примечание: В случае необходимости, также могут потребоваться и другие документы, связанные с причинами увольнения (например, медицинское заключение, документы о переезде и т. д.).
Какие документы следует приложить при увольнении в 2024 году
При увольнении в 2024 году необходимо внимательно ознакомиться со списком документов, которые следует предоставить работодателю. Правильное оформление документов позволит избежать неприятных ситуаций и споров в будущем. В таблице ниже перечислены основные документы, которые необходимо приложить при увольнении.
| № | Название документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Заявление об увольнении | Заявление, направляемое руководителю организации с указанием причины увольнения и даты |
| 2 | Трудовой договор | Оригинал трудового договора, заключенного между работником и работодателем |
| 3 | Трудовая книжка | Оригинал трудовой книжки работника с записями о периоде работы и выплате заработной платы |
| 4 | Справка о заработной плате | Документ, подтверждающий размер заработной платы работника за последние три месяца |
| 5 | Справка об отпуске | Документ, подтверждающий использованные и неиспользованные дни отпуска работником |
| 6 | Справка о среднемесячном заработке | Документ, выдаваемый для получения пособия по безработице или других социальных выплат |
| 7 | Справка об отработанном времени | Документ, подтверждающий отработанное время работником |
| 8 | Приказ об увольнении | Документ, выдаваемый работодателем о прекращении трудового договора |
Необходимо иметь в виду, что список документов может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации и типа трудовых отношений. Дополнительные документы могут быть необходимы при увольнении по соглашению сторон или при предварительном уведомлении работодателя.
Обязательное заполнение разделов
Согласно новым правилам оформления трудовых книжек, введенным с 2024 года, предусмотрено обязательное заполнение следующих разделов:
- Первый раздел — личные данные работника. В этом разделе указываются фамилия, имя, отчество работника, а также его пол и дата рождения.
- Второй раздел — данные о трудоустройстве. В этом разделе указывается дата приема на работу, должность, наименование организации, в которой работает сотрудник, а также адрес и контактные данные работодателя.
- Третий раздел — записи о трудовой деятельности. В этом разделе регистрируются все изменения, связанные с работой и увольнением работника, а также указываются причины увольнения и время работы в каждом месте трудоустройства.
- Четвертый раздел — отметки о наказаниях и поощрениях. В этом разделе отмечаются наказания и поощрения, которые получил работник за время работы.
- Пятый раздел — сведения о профессиональном образовании. В этом разделе указывается информация о полученном работником образовании, квалификации и дополнительных курсах.
Новые правила оформления трудовых книжек направлены на более удобное и структурированное ведение записей о трудовой деятельности работников. Это позволит предотвратить ошибки в заполнении и облегчит процесс проверки трудовых книжек.
Новые штрафы за нарушение правил
За несоблюдение правил оформления трудовой книжки работодатель может быть оштрафован на сумму до 10 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) за каждый случай нарушения. Такие штрафы будут назначаться по решению контролирующих органов, таких как Инспекция труда и Фонд социального страхования.
Помимо штрафов, работодатель может нести и другие негативные последствия, связанные с нарушением правил оформления трудовых книжек. При возникновении споров между работником и работодателем, несоблюдение правил оформления может быть использовано как аргумент в пользу работника. Кроме того, работодатель может столкнуться с проверками и возможными санкциями со стороны контролирующих органов.
Поэтому, для избежания штрафов и проблем, связанных с нарушением правил оформления трудовых книжек, работодателю следует тщательно изучить требования, предъявляемые к их оформлению. Кроме того, рекомендуется использовать электронные ресурсы для ознакомления с обновленными правилами и постоянно следить за их изменениями, чтобы быть в курсе всего процесса и избежать неприятных ситуаций.
Как вести учёт бумажных трудовых
Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.
1. Раскладка и структура книжки
Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей. Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными.
2. Правильное заполнение информации
Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации.
3. Защита от фальсификации
С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.
4. Хранение и охрана
Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.
5. Переход к электронному учету
В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.
В целом, ведение учета бумажных трудовых книжек может быть надежным и эффективным процессом, если соблюдать все имеющиеся правила и процедуры. Переход к электронному учету может стать надежным решением в долгосрочной перспективе.
Процесс приема на работу с использованием бумажной трудовой книжки в 2024 году
Прием на работу с использованием бумажной трудовой книжки происходит с соблюдением определенного процесса. Работодатель должен обратиться в органы Пенсионного фонда, чтобы получить бланк СЗВ-ТД (сведения о заработной плате и трудовом стаже). Затем этот бланк заполняется и подписывается работником в присутствии работодателя.
После заполнения бланка СЗВ-ТД работодатель обязан отправить его в органы Пенсионного фонда для регистрации. Работодатель должен также учесть, что в течение трех рабочих дней с момента заполнения бланка СЗВ-ТД необходимо передать копию заполненного бланка сотруднику.
Важно отметить, что прием на работу с бумажной трудовой книжкой требует более тщательного учета времени и соблюдения процедур. Работодатель должен максимально аккуратно заполнять СЗВ-ТД, чтобы избежать возможных ошибок и задержек в процессе трудоустройства.
Также стоит учесть, что в будущем может произойти переход на полностью электронную форму ведения трудовой книжки. В случае такого перехода, работникам и работодателям будет предоставлена только электронная трудовая книжка, а процесс приема на работу с использованием бумажного документа полностью исчезнет.
| Шаги процесса приема на работу с использованием бумажной трудовой книжки: |
|---|
| 1. Обращение работодателя в органы Пенсионного фонда для получения бланка СЗВ-ТД. |
| 2. Заполнение и подписание бланка СЗВ-ТД сотрудником и работодателем. |
| 3. Отправка заполненного бланка СЗВ-ТД в органы Пенсионного фонда для регистрации. |
| 4. Передача копии заполненного бланка сотруднику в течение трех рабочих дней. |
СТД-Р в 2023 году заполняется теми работодателями, у которых имеются наемные сотрудники, перешедшие на электронные трудовые книжки. Эти работники при необходимости могут запросить информацию о трудовой деятельности — СТД-Р. Кроме того, документ выдается сотруднику при расторжении трудового договора.
Соответственно, СТД-Р выдается в двух случаях — при поступлении запроса от сотрудника в период работы у данного работодателя или же после увольнения и при непосредственном увольнении.
СТД-Р 2023 года — документ, на основании которого подтверждается трудовой стаж сотрудника. Работники запрашивают эту информацию:
- чтобы подтвердить трудовой стаж;
- при приеме на некоторые госдолжности;
- при приеме на должность директора научного учреждения;
- для оформления допуска к государственной тайне;
- при получении государственных стипендий или грантов;
- чтобы подтвердить право на различные компенсационные выплаты (за проезд, коммунальные затраты и т. д.);
- для оформления сертификатов или квалификации эксперта по спецоценке, производственной безопасности и т. д.;
- чтобы подтвердить право на получение доплат, надбавок за стаж или выслугу лет и т. д.
Если форма выдается при прекращении договора с работником, то от него не нужно получать письменное заявление или устную просьбу. Если же форма требуется сотруднику во время своей работы у работодателя или после увольнения, он подает соответствующее заявление.
Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?
В соответствии с новыми правилами заполнения трудовой книжки, ответственность за внесение записей в книжку несет работодатель. Однако, сотрудник также должен контролировать правильность заполнения и исправления возможных ошибок.
В трудовой книжке вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, смене места работы, совместительстве, увольнении, а также о других изменениях в трудовых отношениях. Записи должны быть произведены в срок, прописанный законодательством.
При внесении изменений в книжку (исправления, дополнения) необходимо заполнить электронную копию с сохранением предыдущих записей. В случае утери или испорченности трудовой книжки необходимо получить ее дубликат.
- В трудовой книжке также должны быть заполнены титульный лист и листы, связанные с постоянным и временным переводом, а также со смертью или увольнением сотрудника.
- В случае совместительства следует производить раздельную запись по местам работы и авторизовывать их заверением подписью работодателя.
- При приеме на работу необходимо внести запись в трудовые книжки и подтвердить ее подписью работников, принимавших участие в процессе приема.