Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дистанционная работа 2021 — прием и оформление работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Удаленка с точки зрения ТК в 2020 году
Сам термин «удаленная работа» не новый — он появился Трудовом кодексе в 2013 году, в главе 49.1 под названием «Особенности регулирования труда дистанционных работников».
Причем в текущей версии этого документа нет указания на то, что удаленная работа должна быть постоянной. В марте 20-го, в начале пандемии, это позволило многим компаниям перевести сотрудников на работу из дома. С ними заключили дополнительные соглашения, в которых указали сроки начала и окончания удаленной работы и/или условие при выполнении которого, сотрудники возвращаются обратно в офис.
Дистанционный работник входит в штат организации и на него в полной мере «распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права».
ТК РФ Статья 312.1. Общие положения
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
В статье 312.4 также сказано, что «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».
Однако дистанционная работа — единственный вид трудовой деятельности, когда сотрудника могут уволить на основании дополнительных условий в трудовом договоре. Например, если работник не выдерживает отмеченные там сроки ответа на электронные письма или затягивает с отчетами. В то же время дистанционного работника крайне сложно уволить за прогул.
Чего нет в текущей редакции ТК, так это понятия частичной удаленной работы. Пока оно не закреплено, компании выходят из положения, заключая, например, два трудовых договора одновременно (один — об удаленной работе, второй — о работе в офисе). Другой способ — заключить дополнительное соглашение к основному договору с указанием того, что часть труда сотрудник будет выполнять дистанционно.
В доп. соглашении указывают, что сотрудник выполняет обязанности не в офисе работодателя, а по месту проживания с конкретным адресом. Обязательно прописывают, по каким каналам он будет связываться с работодателем (в электропочте, в тасктрекере и т. п.), кому именно он будет отчитываться и в какие сроки. Можно даже конкретно прописать что-то вроде «в течение рабочего дня — с 9:00 до 18:00 — сотрудник обязан отвечать на письма руководителя не позднее, чем через 30 минут после получения».
Не путайте дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считают тех, кто заключил трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или работник приобретает за свой счет.
То есть дистанционная работа — это интеллектуальный труд, а его результат — информация, сведения и объекты интеллектуальной собственности. А результат надомной работы — это обязательно некоторая продукция, физические объекты.
Регулирование трудовой деятельности удаленщиков
С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.
В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:
|
Как было |
Как стало |
|
|
Виды удаленной работы |
Не было подразделения на виды |
|
|
Основание для удаленки |
Трудовой договор |
Трудовой договор, допсоглашение к нему. Для экстренной дистанционной работы — внутренний нормативный документ |
|
Обмен документацией |
УКЭП требуются при любом обмене электронной документацией |
УКЭП работодателя, а также УКЭП или УНЭП работника — для заключения трудового договора и подписания некоторых иных документов. В остальных случаях стороны взаимодействуют любым способом |
|
Оплата труда |
Не было требований |
Не должна быть уменьшена при переводе на удаленку |
|
Оборудование |
Не было требований |
Работодатель предоставляет все необходимое для работы или компенсирует затраты работника |
|
Режим работы |
Утверждался в трудовом договоре, иначе сотрудник определял его самостоятельно |
Утверждается в трудовом договоре, колдоговоре, внутреннем нормативном документе, допсоглашении к трудовому договору, иначе сотрудник определяет его самостоятельно |
|
Командировка |
Не было требований |
Любое служебное поручение, которое требуется исполнять в местности, отличной от места выполнения профессиональных обязанностей (оформляется согласно ст. 166-168 ТК) |
|
Основания для увольнения |
Прописывались в трудовом договоре |
Аналогично нормам ТК РФ, а также имеются два допоснования:
|
|
Приказ об увольнении |
Бумажный вариант направлялся в день расторжения трудовых отношений |
Бумажный вариант направляют в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) |
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости 2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…
о дистанционной работе (с дистанционным работником)г. «» 2023 г. в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гр. , паспорт: серия , № , выданный , проживающий по адресу: , именуемый в дальнейшем «Дистанционный работник», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:
Нюансы дистанционной работы
По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.
Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.
Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).
При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).
Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.
При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).
Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).
Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин.
Особенности заключения и изменения трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с дистанционным работником может заключаться как на неопределенный срок, так и на определенный срок не более пяти лет, в том числе в виде контракта (ст. 17 ТК).
При этом заключение трудового договора с дистанционным работником допускается только при личном присутствии такого работника. Местом заключения трудового договора является место нахождения нанимателя (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
При приеме на работу, но до подписания трудового договора о дистанционной работе наниматель обязан ознакомить дистанционного работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛПА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника, коллективным договором (п. 2, 3, 5 ч. 1 ст. 54 ТК).
Особый случай также представляет собой изменение условий трудового договора с дистанционным работником путем заключения соответствующего дополнительного соглашения. Местом заключения такого дополнительного соглашения, как и изначально самого трудового договора, также будет являться место нахождения нанимателя (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора могут заключаться путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника. При этом в первом случае, несмотря на использование ЭЦП при работе с электронными документами, полагаем, наниматель обязан направить в течение двух рабочих дней со дня заключения соглашения дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
Особенности организации и охраны труда
В том случае, когда в соответствии с ч. 2 ст. 307-2 ТК трудовым договором предусматривается обязанность дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные нанимателем, порядок и сроки обеспечения ими работника должны быть также предусмотрены трудовым договором. Если работник для исполнения своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе использует принадлежащее ему или арендованное оборудование и иные средства, то трудовым договором должны быть определены порядок и сроки выплаты компенсации за их использование.
Как указывалось выше, в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника, выполняющего дистанционную работу, наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем. Следовательно, если условиями трудового договора использование конкретных видов оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств не предусмотрено, обязанности нанимателя знакомить работника с безопасными приемами и методами работы при использовании принадлежащих работнику или арендованных им оборудованием и средствами не возникает.
Необходимым, по нашему мнению, является включение в условие трудового договора, заключенного с работником, выполняющим дистанционную работу, обязанности нанимателя:
- обеспечивать расследование и учет несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, разработку и реализацию мер по их профилактике и предупреждению;
- осуществлять обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством;
- обеспечивать установленный трудовым договором режим труда и отдыха (как минимум в части предоставления трудовых и социальных отпусков);
- осуществлять контроль за соблюдением законодательства об охране труда работниками (например, в случае присутствия дистанционного работника на производстве по поручению нанимателя).
Трудовым договором о дистанционной работе могут быть предусмотрены и другие обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников.
Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке
В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:
- заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
- их расторжении.
В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:
- коллективным договором;
- локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- трудовым договором,
- дополнительным соглашением к договору.
Какие условия трудового договора могут быть признаны дискриминационными
Нередко в трудовых договорах устанавливаются дополнительные основания для его расторжения по инициативе работодателя. Такие основания не должны носить дискриминационный характер. Сказанное справедливо и для трудового договора о дистанционной работе.
Забегая вперед, скажем, что согласно ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором. То есть помимо общих оснований, предусмотренных ТК РФ, работодатель в трудовом договоре о дистанционной работе может установить дополнительные основания увольнения по инициативе работодателя, которые не упомянуты в ТК РФ. Но как уже было сказано, в трудовом договоре не могут предусматриваться дополнительные условия, ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, ЛНА (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Иными словами, дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя должны быть непосредственно связаны с функционалом такого работника и его обязанностями, предусмотренными трудовым договором о дистанционной работе.
Напомним, что не допускается ограничение трудовых прав и свобод в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника (ч. 2 ст. 3 ТК РФ).
ТК РФ не содержит определения деловых качеств работника и их перечня, поэтому обратимся к судебной практике.
Согласно п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
Перечислим некоторые условия, которые на практике встречаются в трудовых договорах о дистанционной работе и могут быть признаны дискриминационными:
— условие о том, что трудовой договор расторгается, если по результатам годового отчета работник войдет в процент работников с самыми низкими показателями в работе по сравнению с другими работниками (не связано с деловыми качествами работника);
— условие, согласно которому трудовой договор может быть расторгнут по решению работодателя в случае приема на эту должность работника, рабочим местом для которого будет офис работодателя (не связано с деловыми качествами работника);
— условие о том, что трудовой договор может быть расторгнут работодателем по причине отсутствия связи с дистанционным работником в течение рабочего дня или определенного количества часов подряд в течение рабочего дня, — если не будет указано на наличие вины работника в отсутствии связи.
Особенности дистанционной формы работы
|
Режим труда и отдыха |
Работник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). |
|
Какие отпуска положены дистанционному работнику |
|
|
Как происходит оплата больничных |
Оплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой). |
|
Компенсации за используемое оборудование |
На усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы. |
|
Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников? |
Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.). |
Разделяющее работника и работодателя расстояние определяет особую процедуру дистанционного заключения трудового договора. Если нанимающая сторона не предусматривает обязательного личного присутствия при подписании контракта, то документы могут быть заверены лишь с помощью усиленной электронной подписи и сертификата. Озаботиться ее получением нужно заранее. Тем более, что эффективная удаленная работа без этого просто невозможна. Все потому, что статья 312.2 ТК РФ ставит электронный документооборот на приоритетное место. Бумажные копии подлежат пересылке почтой только после обмена оригиналами с криптоподписями.
Тем более актуальна такая форма заверения трудового договора с дистанционным работником в 2020 году, когда обмен защищенными данными по телекоммуникационным каналам распространяется повсеместно.
- Работодателю достаточно отправить в адрес специалиста образец контракта для ознакомления и указать официальный адрес электронной почты для ответа.
- Подписанный обеими сторонами трудовой договор, должен быть в трехдневный срок направлен работнику в бумажном варианте, ст. 312.2 ТК.
- Это же в полной мере относится и ко всем последующим дополнительным соглашениям к первоначальному контракту, а также всем приказам и другим документам, имеющим отношение к удаленному сотруднику.
Вносить ли в трудовую книжку работника сведения о дистанционной работе
По желанию работника работодатель может (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ):
— не вносить сведения о дистанционной работе в его трудовую книжку;
— не оформлять работнику трудовую книжку, если он заключает трудовой договор впервые.
В указанных случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника будет экземпляр трудового договора о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Если дистанционный работник заинтересован во внесении записи в свою трудовую книжку, он должен представить ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением. Такой порядок предусмотрен в части 7 статьи 312.2 ТК РФ.
Запись о приеме на работу будет стандартной, например: «Принят на должность художника-дизайнера». Указывать на дистанционный характер работы не нужно.
Трудовую книжку с записью работодателя о дистанционной работе работник получит по почте заказным письмом с уведомлением.
Работа по совместительству с возможностью удаленного труда
ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:
- рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
- предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
- не действуют гарантии, положенные лицам:
- работающим в районах Крайнего Севера;
- совмещающим работу и учебу;
- прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.
Особенности оформления документов
Прием сотрудника для работы дистанционно не освобождает нанимателя от обмена документами с целью:
- отправки персональных данных работника;
- предоставления работником оригиналов документов для устройства на работу и расчетов по оплате труда (например, сравнение подписи сотрудника в паспорте и в образце трудового договора);
- ознакомления сотрудника с документами компании.
Дата приема, испытательный срок оформляются как в обычном образце трудового договора. Дистанционный работник в графе место работы указывает свой адрес.
Сотрудник должен направлять письмом с уведомлением посредством Почты России все документы, требующие предоставления в оригинальном виде. Возможны следующие варианты обмена:
- через электронную почту;
- с использованием документов, подписанных электронной подписью.