Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение инвентаризации и оформление ее результатов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.
Как всё было на личном опыте
Начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и я, как представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.
Далее был проведен небольшой инструктаж сотрудников магазина, в ходе которого они научились создавать на ТСД новые документы и сканировать штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.
Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный участок, и работа началась.
В каких случаях проводится инвентаризация
Теоретически вы можете проводить сверки когда угодно и сколь угодно часто. Если род деятельности предполагает ежедневные ревизии — почему бы и нет. Но есть случаи, когда проведения инвентаризации требует закон. Порядок, сроки и нормы инвентаризационного учета регламентирует ФЗ № 402 “О бухгалтерском учете”. Нормативный акт распространяется на организации и ИП, ведущие полную бухгалтерскую отчетность. Преимущественно речь идет о компаниях, применяющих общий режим налогообложения — ОСН. Для остальных требование не является обязательным. Но это не означает, что про ревизии и сверки нужно забыть. Инвентаризация — важный инструмент контроля и учета в розничном магазине. Итак, перечислим случаи, когда инвентаризация обязательна:
- при продаже или передаче магазина в аренду третьему лицу. Здесь цель ревизии — показать новому владельцу, что фактическое наличие ТМЦ совпадает с тем, что заявлено в документах;
- ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пункт не означает, что ревизию делают раз в 12 месяцев. Это — наибольший срок. Чаще можно, реже — нет;
- при смене материально ответственных лиц. Под таковыми подразумеваются сотрудники, подписавшие договор о полной или частичной материальной ответственности. Обычно это кладовщики, продавцы, а также административный персонал: директор и замы, главбух и так далее. В общем, если берете на работу нового бухгалтера, старый должен провести инвентаризацию и приложить акт в день сдачи-приемки дел новому специалисту;
- при установлении факта пропажи (хищения или порчи) товарно-материальных ценностей. Если установлено, что продавец подворовывает (просмотрены видеозаписи, есть показания свидетелей), нужно провести инвентаризацию чтобы определить размер убытков;
- после стихийных бедствий: пожаров, наводнений, ураганов и так далее. Когда есть факт или подозрение, что имущество могло пострадать, также проводится полная ревизия ТМЦ. Даже если сосед с верхнего этажа залил магазин, все равно нужно провести инвентаризация;
- при ликвидации или реорганизации ИП или юридического лица.
Зачем нужна инвентаризация товаров
Инвентаризация товаров представляет собой проверку фактических остатков в магазине и на складах, сверку по их количества с учетными данными. Когда магазин не ведет строгий учет, инвентаризация дает возможность понять, какие именно товары есть в наличии и каких не хватает. По этой информации владелец магазина сможет понять, какие есть остатки, и это важно, поскольку они являются активами бизнеса.
Инвентаризация товаров позволяет решить следующие задачи:
- Получить информацию о том, что действительно имеется в наличии. К примеру, в магазин поступает партия молока, которую сотрудники принимают и указывают о ней сведения в учетной системе. Когда пачка молока продается, она на кассе списывается с остатков. Однако цифры в учетной системе после внесения прихода и расхода не отражают реальной картины — у молока может закончиться срок годности и его нужно списать, или же его могут своровать недобросовестные работники. Чтобы знать о том, какие действительно остатки в магазине и на складе, требуется периодически проводить инвентаризацию.
- Установить количество товаров. При проведении инвентаризации проверяется не только действительное количество товара, но также и его товарный вид — можно ли его выставлять на продажу, не закончились ли сроки годности, целая ли упаковка, есть ли ценник.
- Определить, как сотрудники выполняют свои обязанности. На основании инвентаризации выявляется недостача или излишек товаров. Причин может быть несколько — невнимательность приемщиков товаров, воровство персонала, пересортица.
Принятие мер по итогам инвентаризации товаров
Когда у владельца магазина есть на руках документ по итогам инвентаризации, он на его основании может вносить изменения в учет и взыскивать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других работников. В крупном магазине такие решения закрепляются приказом об утверждении итогов инвентаризации, однако это не обязательно. Главное — нужно оприходовать излишки и списать недостачу.
Излишки при инвентаризации поступают в фонд магазина. Товары принимаются к учету по закупочной стоимости на дату проведения инвентаризации. В учете они отражаются как внереализационные доходы.
Недостача при инвентаризации покрывается удержанием из зарплаты виновных сотрудников. В крупных магазинах зачастую установлена норма убыли, и недостачу сверх этой нормы удерживают с оплаты за работу продавцов и иных виновных лиц. Когда товары продает сам владелец магазина, недостача относится на убытки.
Недостача маркированных товаров отражается в системе «Честный ЗНАК». Когда магазин торгует маркированными товарами, к примеру, обувью, недостачу кодов требуется списать в системе маркировки «Честный ЗНАК».
Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.
Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.
Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?
Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).
Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.
Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы
В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию
Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи
Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.
Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.
Инвентаризация в Кабинете Дримкас
Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.
Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.
Как подготовиться к инвентаризации
В офлайн-магазинах инвентаризация начинается с бюрократических процедур. Сначала издаётся форма по установленному образцу, а затем создаётся комиссия для инвентаризации. Доверять проверку товаров только работнику склада нельзя. Всегда должно быть независимое лицо, которое сможет найти нестыковки.
Обычно заведующих складом не предупреждают об инвентаризации, чтобы создать эффект неожиданности. Доверять сотрудникам нужно, но совпадающие цифры — весомое доказательство их честности. В бизнесе не стоит верить на слово, надо доверять только показателям.
Если речь идёт об интернет-магазине в чистом виде, то подготовка вообще не нужна. Важно убедиться, что сайт работает в прежнем режиме и анализ остатков никак не повлияет на оформление заказов. Можно активировать специальный режим в настройках сайта, если он предусмотрен возможностями CMS.
Перед тем как начать инвентаризацию убедитесь, что остатки будут корректно синхронизироваться. Если клиенты начнут оформлять заказы и данные поступят в общую базу, может возникнуть путаница. На время проведения проверки лучше собирать данные об остатках в другом месте.
В этом случае можно будет сопоставить показатели после завершения инвентаризации. То есть отнять от цифры, которая была зафиксирована до проверки, все заказы и количество единиц товара на балансе.
Как правильно сделать ревизию на малом предприятии?
Ежегодно многие владельцы малого и индивидуального бизнеса сталкиваются с такой проблемой, как проведения ревизии с целью наведения порядка на предприятии. Мероприятие по праву может носить звание мега-проблемы, так как его разовое проведение в году заставляет расслабляться персонал в течение остального рабочего времени.
Решением данного вопроса могут стать некоторые рекомендации в отношении норм и правил проведения ревизии на предприятии.
Прежде чем перейти к конкретным рекомендациям относительно проведении ревизии на предприятии, стоит вспомнить, что мы привыкли понимать под этим словом. Согласно всеобще принятому определению, ревизия означает действия по выявлению актуальности ведения учета остатков на предприятии, выявлению факта хищений и т. п. Т. е. ревизия – это своеобразная точка контроля.
Основные задачи ревизии малого бизнеса
Список основных задач, которые преследует традиционная ревизия, выглядит примерно так:
— определение разницы между учетом и фактическим наличием;
— поиск причин наличия разницы между учетным и фактическим количеством основных активов и пр. материального имущества на предприятии;
— устранение выявленных причин с целью редактирования работы предприятия;
— списание недостачи, оприходование излишков. Приравнять учетное количество к фактическому;
— утвердить результаты ревизии подписью уполномоченного лица.
Все эти задачи являются основным смыслом ревизии. Отказ от поиска причин несоответствия фактических результатов учетным и их устранения делает данное мероприятие бессмысленным, так как учет на предприятии с чистого листа быстро приводит к появлению новых недостач или наличию излишеств.
Основные причины появления недостач или излишков на предприятии:
— низкокачественная работа сотрудников с учетными документами, в результате чего на предприятии нет реальной картины движения материальных ценностей;
— ошибки при составлении отчетных документов при взаимодействии с клиентами компании;
— отсутствие документального отражения движения материальных ценностей на предприятии;
— фактический невозврат материальных ценностей при наличии отражения данного действия в документах;
— неправильное оприходование товаров, грамматические ошибки в написании их наименований;
— проведение ранее ревизии с ошибками;
— передача материальных благ без накладных или наоборот;
— нерабочее оборудование кассы;
Большинство причин, способствующих наличию недостачи или излишков при проведении ревизии, – это ошибки сотрудников предприятия, т. е. человеческий фактор.
Польза основной ревизии на предприятии
При проведении ревизии на предприятии необходимо уделять достаточное внимание выявленным погрешностям. Для упрощения контроля движения материальных средств на предприятии были разработаны специальные системы. Например, 1С. Эта система чаще всего применяется торговыми компаниями.
Причины большого количества выявленных погрешностей при ревизии
Главной причиной выявления большого количества расхождений является низкое качество подсчетов. Потому проводить ревизию лучше всего в обычный выходной день.
Главные советы для проведения ревизии на предприятии
После проведения глобальной ревизии рекомендуется провести еще несколько небольших проверок в тех отделах, где было выявлено наибольшее количество отклонений от учетных данных. При выявлении несоответствий всегда следует углубляться в причины их наличия. Проводить пересчет во время ревизии нужно до тех пор, пока результаты не будут доведены до идеала. Проводить ревизию следует как можно чаще. В среднем раз в месяц. Чем чаще проводятся проверки, тем меньше неизвестных причин появления расхождений с учетом. Чем больше интервал между проверками, тем сложнее выявить причину недостачи или профицита материальных ценностей на предприятии.
Бизнесмены должны следовать золотому правилу – чем больше погрешностей при проведении ревизии, тем чаще следует проводить инвентаризацию на предприятии. В некоторых случаях это нужно делать ежедневно (не отлаженная система). Интервал между ревизиями может составлять 3 и более месяцев, при условии, что при последней ревизии не было выявлено большое количество погрешностей. Максимальный интервал между ревизиями не должен превышать 6 месяцев.
Если инвентаризация выявляет большое количество отклонений от нормы, ревизию лучше проводить отдельно для всех отделов или групп товаров.
Каждое отклонение должно сопровождаться письменными пояснениями. С ними будет проще проводить последующие ревизии.
Для обеспечения нормального проведения ревизии все сотрудники предприятия должны проявить максимальное терпение и внимание. Например, кладовщик магазина обязан расставлять товары так, чтобы они всегда имели свое место.
Ревизия без прерывания на продажу и отгрузку товаров считается более практичной. Подобные схемы применяет большинство компаний.
При проведении инвентаризации владелец компании должен присутствовать для осуществления контроля течения мероприятия. Более того, руководитель предприятия должен следить за графиком проведения ревизий, особенно, если они носят скользящий характер.
В отчете об инвентаризации должна содержаться следующая информация: товар, цена, факт, учет, причина, срок предыдущей инвентаризации, ее результаты. В итоговой части отчета должны быть указаны конечные суммы, недостачи и излишки. Также в отчете указывается период, количество позиций и их номенклатура.
Ревизия на любом предприятии является весьма сложным процессом, даже при условии использования таких программных продуктов, как 1С, и знаний опытного бухгалтера. Качественная ревизия возможна при определении причин недостач или излишков в учете предприятия и их ликвидация с целью дальнейшего проведения безспроблемной инвентаризации.
На любые ваши вопросы по материалам сайта с удовольствием ответит наш консультант. Добавьте ваш вопрос в форме ниже.
Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.
Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте .
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.
Излишки и недостача при инвентаризации
Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.
При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.
11.1. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
Да, ревизия нужна. Вы приказ и заявление подавали работодателю? Так может и прогул быть и риски ст. 81 ТК РФ.
В магазине, осуществляющем продажу широкого ассортимента продукции, участники проверки распределяются по отделам. Каждый из них ведет учет и вносит записи в свою ведомость. Обязательно проверяется и состояние склада. Финансисты проводят ревизию по кассам. Они устанавливают отклонения, выявляют несоответствия остатка денежных средств сумме поступлений. Бухгалтеры осуществляют проверку документации предприятия. Они смотрят правильность заполнения, полноту отражения операций, достоверность сведений в журналах.
Все привлеченные лица следуют разработанной программе проверки. Выявленные нарушения документируются в соответствующем акте. После проверки всех отделов составляется ревизионная ведомость. В ней указываются мероприятия, которые были проведены, результаты контроля. Если были выявлены нарушения, руководитель ревизионной комиссии и директор предприятия выявляют виновных лиц. Они могут быть привлечены к дисциплинарной, административной либо уголовной ответственности. Зачастую ревизии проводятся надзорными органами без предупреждения (внепланово). Чтобы у предприятия не возникло никаких проблем с контрольными структурами, целесообразно проводить регулярные внутренние проверки.
Состав комиссии по инвентаризации
Инвентаризацию проводит специальная комиссия. При ее подборе и выполнении проверки необходимо руководствовать несколькими требованиями:
- в составе допускается наличие двух и более человек;
- в качестве членов комиссии недопустимо привлекать материально ответственных лиц, чтобы исключить возможность манипулирования результатами проверки;
- во время процедуры обязательно присутствие материально ответственных сотрудников, которые могут на месте дать пояснения в связи с особенностями деятельности, выявленными нарушениями, а также помочь в поиске товаров на складе, в магазине;
- в состав комиссии обязательно входят бухгалтер или сам руководитель бизнеса (при условии, что в штатном расписании не предусмотрено должности бухгалтера), для этого оформляется отдельный приказ по форме ИНВ-22.
Как сервис клиента помогает при проведении осмотра
Несмотря на то: что основные проверочные расчеты должны осуществляться вручную, привлечение учетной системы позволяет значительно ускорить и упростить этот процесс, предотвращая совершение некоторых ошибок. С её помощью удаётся:
Внести коррективы в отклонения у десятка необходимых позиций и сопоставить общий итог.
Воспользоваться несколькими способами загрузки описных данных, благодаря чему можно подобрать оптимальный для себя вариант, опираясь на размеры магазина или складского помещения.
Всего одним кликом отразить учетные изменения в нужных документах.
Распечатать соответствующие бланки непосредственно в системе.
Привлечение современных и инновационных технологий позволяет значительно облегчить проведение инвентаризации. Поэтому большинство учреждений, заинтересованных в ускорении проверки, обращаются в компанию «Клеверенс». Здесь представлена высококачественная продукция – современное оборудование и специальное программное обеспечение.