Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ГСМ при упрощенке – как учесть в расходах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объект налогообложения «доходы» не подразумевает учета расходов для исчисления авансовых и итогового налогового платежей. В связи с этим при указанном объекте в книгу учета доходов и расходов стоимость ГСМ не попадет.
Учет ГСМ у упрощенца с объектом «доходы»
Однако нельзя забывать про бухгалтерский учет. И если предприниматели могут позволить себе отказаться от его ведения, то компании должны в обязательном порядке его организовать и вести в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положениями по бухгалтерскому учету.
Для учета ГСМ в бухучете у упрощенцев независимо от выбранного объекта налогообложения предназначен счет 10. План счетов выделяет специальный субсчет 10.3 «Топливо».
По дебету счета осуществляется оприходование горюче-смазочных материалов на основании первичных документов:
- Дт 10.3 Кт 71 – поступление ГСМ через подотчетное лицо на основании авансового отчета с приложенными чеками,
- Дт 10.3 Кт 60 – оприходование ГСМ напрямую от поставщика на основании товарной накладной, УПД и пр.
Операции по кредиту счета означают списание топлива в расходы в целях бухгалтерского учета на основании выписанных путевых листов. Счет дебета выбирается в зависимости от целей списания: Дт 20, 25, 26, 44 … Кт 10.3.
Правила учета ГСМ — подтверждение расходов на топливо
Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:
- на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
- предельный срок действия листа — 1 месяц;
- в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.
Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц — все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).
Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ
Приобретенные ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов организации и принимаются к учету по фактической себестоимости (абз. 2 п. 2, п. 5, абз. 3 п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
Приобретенные подотчетным лицом ГСМ для автомобиля принимаются к учету по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо»,
Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов (п. 4, абз. 2 п. 5, абз. 2 п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Списание ГСМ производится на основании данных, отраженных в путевом листе (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).
В бухгалтерском учете списание израсходованных ГСМ отражается по дебету счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет 10-3.
Может ли ИП пользоваться личным автомобилем
У ИП на УСН с режимом «доходы минус расходы», использующего личный транспорт в бизнесе, часто возникает вопрос, можно ли включить в расходы покупку автомобиля. Можно, но при соблюдении определенных условий. ИП должен впоследствии доказать налоговым органам, что приобретал автомобиль для ведения предпринимательской деятельности, то есть для получения прибыли.
К примеру, ИП занимается грузоперевозками и купил газель для доставки груза. В данном случае автомобиль приобретен непосредственно для ведения бизнеса и используется для получения дохода. Стоимость такого транспортного средства ИП может отнести в расходы.
Когда ИП использует личный автомобиль для поездок в банк, налоговую или к поставщикам, стоимость транспортного средства в расходы отнести нельзя. По этому вопросу есть письмо Минфина — можно отнести автомобиль к основным средствам. А расходы по ГСМ в любом случае можно отнести к расходам ИП и их нужно учитывать.
ИП нужно документально оформить использование личного транспорта. Некоторые ИП оформляют договор аренды автомобиля без экипажа или в приказе пишут сумму компенсации за использование автомобиля — но в этом случае ИП оформляет документацию сам с собой, что некорректно.
Лучше издать приказ или решение, в котором ИП пропишет перечень имущества, используемого для ведения предпринимательской деятельности. Таким имуществом может быть компьютер или принтер. В этот перечень можно включить и автомобиль. Тогда все затраты, связанные с данным имуществом, вы сможете отнести в статью расходов ИП.
Сроки уплаты налога и подачи декларации
Уплата налога производится авансом за каждый отчётный период не позднее 25 числа месяца, следующего за его окончанием. Отчётными периодами по налогу при УСН являются первый квартал, полугодие и 9 месяцев. Таким образом, налогоплательщик производит три авансовых платежа в течение года.
Налоговым периодом по налогу при УСН признается год. Когда он заканчивается, налогоплательщики производят перерасчёт суммы налога. Разница между налогом к уплате и фактически перечисленной суммой авансов должна быть уплачена в такие сроки:
- организациями — не позднее 31 марта следующего года. В 2023 году крайний срок сдачи перенесён на 27 марта, так как 25 марта выпадает на выходной
- предпринимателями — не позднее 25 апреля следующего года
Расходы на ГСМ при использовании личного авто
Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).
Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.
В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:
- 1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
- 600 руб. – для мотоциклов.
Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
ООО «Рассвет»
ПРИКАЗ №5
г. Москва
1 июня 2021 г.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.
ФАЙЛЫ
Как компенсировать расходы на ГСМ
Бывают ситуации, когда работник использует личный автомобиль для рабочих заданий. Тогда компания возмещает ему расходы на бензин.
Условия компенсации:
- поездка на личном транспорте была согласована руководителем,
- расходы подтверждены первичкой,
- сотрудник официально трудоустроен в фирму.
Все условия прописываются в отдельном соглашении к трудовому договору. С точки зрения бухгалтерского учета расходы относятся к коммерческим или общехозяйственным.
Кроме того, установлен лимит по возмещениям для легковых авто:
- если объем двигателя не превышает 2000 куб. см. — 1200 руб.,
- для остальных — 1500 руб.
Как работает упрощенная система налогообложения
В отличие от обычной системы налогообложения, по которой чаще всего работают крупные компании и предприятия, ежегодный доход которых превышает 70 миллионов рублей, упрощенная система налогообложения или УСН имеет ряд особенностей. Благодаря этим тонкостям и особенностям УСН очень популярна среди небольших компаний и индивидуальных предпринимателей.
Для ИП и иных организаций, работающих по данной системе, налоги на доходы рассчитываются всего в два действия:
- определяется % от всех полученных доходов за отчетный период;
- если предприниматель не работает в убыток, из прибыли вычитаются все страховые взносы и больничные.
Одним из специфических расходов деятельности АЗС является спецодежда. Можно ли учесть при УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы» данный вид затрат для целей налогообложения?
Согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСНО, могут учитывать при определении налоговой базы материальные расходы в соответствии со ст. 254 НК РФ. В пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам отнесены затраты на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ.
При этом на основании п. п. 2 и 3 Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 N 51, спецодежда выдается работникам, профессии и должности которых предусмотрены типовыми отраслевыми нормами.
Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам автомобильного транспорта и шоссейных дорог, утвержденными Постановлением Минтруда России от 16.12.1997 N 63 (п. 17), и Типовыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, утвержденными Постановлением Минтруда России от 30.12.1997 N 69 (п. 76), выдача спецодежды, обуви и других средств индивидуальной защиты сотрудникам АЗС предусмотрена только для отдельных категорий работников (сливщиков-разливщиков нефтепродуктов, операторов заправочных станций и других). Таким образом, при УСНО можно учесть в качестве материальных расходов только стоимость спецодежды, предусмотренной типовыми отраслевыми нормами определенным категориям работников. Данному вопросу посвящено Письмо Минфина России от 19.10.2006 N 03-11-05/235.
Оплата пластиковыми картами при УСНО
При расчетах на АЗС все чаще встречается оплата пластиковыми картами или посредством одного из вариантов платежных систем.
В какой момент при УСНО следует учитывать доходы при таких формах оплаты: в момент оплаты или в момент поступления денежных средств на расчетный счет?
В соответствии с п. 1 ст. 346.17 НК РФ датой получения доходов признается день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод). Таким образом, при оплате покупателями товаров пластиковыми карточками организация, применяющая УСНО, учитывает доходы в момент поступления денежных средств на ее расчетный счет. Если объектом налогообложения выбраны доходы, то налоговой базой признается денежное выражение доходов без уменьшения на расходы, в том числе на комиссию (Письмо Минфина России от 23.05.2007 N 03-11-04/2/138).
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
ООО «Рассвет»
ПРИКАЗ №5
г. Москва
1 июня 2021 г.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу. 2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В.
ФАЙЛЫ
Учет стоимость ГСМ при УСН
Путевой лист — ключевой документ, который подтверждает обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца
В путевом листе фирме и предпринимателю лучше указывать конкретный маршрут каждой поездки и соответствующий ему расход топлива автомобиля
Накладные, чеки АЗС, выписки со счета
Первичные платежные документы подтвердят, что расходы на ГСМ были фактически оплачены
Авансовый отчет необходим, если топливо приобреталось через подотчетное лицо. К отчету работник прикладывает документы об оплате
Расходы, оплаченные подотчетным лицом, считаются оплаченными работодателем на дату утверждения авансового отчета. При условии, что долга перед сотрудником нет
Приказ директора о порядке учета расходов на ГСМ
Приказ составляйте в произвольной форме. В документе надо предусмотреть нормативы ГСМ или указать, что вы списываете расходы на ГСМ в полной сумме.
Обратите внимание: нормировать расходы можно как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. А можно и не нормировать. В бухгалтерском учете расходы на ГСМ разрешается списывать в размере фактически понесенных затрат, то есть без нормирования (п. 5 ПБУ 5/01). В налоговом учете обязательных требований к нормированию также не установлено. Фактический расход топлива подтверждает путевой лист
УСН Доходы минус Расходы: особенности, риски и примеры расчетов
Обращаем внимание всех ООО на УСН Доходы минус расходы – организации могут уплатить налоги только путем безналичного перечисления. Это требование ст. 45 НК РФ, согласно которому обязанность организации по уплате налога считается выполненной только после предъявления в банк платежного поручения.
Платить налоги ООО наличными деньгами Минфин запрещает. Рекомендуем вам открыть расчетный счет на выгодных условиях. Затраты на приобретение холодильника для офиса в сумме 26 000 руб. не были приняты, как не имеющие отношения к предпринимательской деятельности организации. Также, экономически необоснованными были признаны затраты на стороннее бухгалтерское обслуживание в сумме 53 000 руб. , т. к. в штате имелся бухгалтер, обладающий достаточной квалификацией, в обязанности которого входило полное бухгалтерское обслуживание организации. Итого, расходы были признаны в сумме 1 824 504 руб. , налоговая база составила 1 052 130 руб. , а сумма единого налога к уплате – 157 819 руб.
Под экономически обоснованными расходами понимают такие затраты, которые направлены на получение прибыли, т. е. имеют ясную деловую цель. Здесь надо быть готовым к тому, чтобы объяснить налоговикам необходимость тех расходов, связь которых с деловой целью явно не прослеживается. Например, почему для офиса приобретен компьютер «с наворотами», а не обычный, или как служебный автомобиль представительского класса может быть связан с формированием круга элитных клиентов.
- полученные безвозмездно имущество, работы, услуги или имущественные права;
- суммы штрафов, пеней и других санкций за нарушение партнером договорных условий, если они признаны должником или подлежат уплате на основании судебного решения;
- доходы в виде процентов по предоставленным компанией кредитам и займам;
- доходы от долевого участия в других организациях;
- доходы от сдачи имущества в аренду или субаренду;
- доходы от участия в простом товариществе;
- суммы списанной кредиторской задолженности и др.
Впрочем, тратить свои деньги налогоплательщик может и без согласования с налоговой инспекцией, но для того, чтобы учесть эти расходы при формировании налоговой базы на УСН Доходы минус расходы, придется учитывать фактор подозрительного отношения надзорных органов к бизнесу. К сожалению, презумпция добросовестности налогоплательщика, утвержденная ст. 3 НК РФ и ст.
10 ГК РФ, на практике работает мало.
- расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов;
- расходы на ремонт и реконструкцию основных средств;
- расходы на оплату труда, командировки и обязательное страхование работников;
- арендные, лизинговые, ввозные таможенные платежи;
- материальные расходы;
- расходы на бухгалтерские, аудиторские, нотариальные и юридические услуги;
- суммы налогов и сборов, кроме самого единого налога на УСН;
- расходы на закупку товаров, предназначенных для перепродажи;
- транспортные расходы и др.