Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила компенсации командировочных расходов на транспорт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Как возмещаются транспортные расходы?

Аренда авто в командировке, расходы на собственную машину, такси, билеты, метро, общественный транспорт – все это должно быть возмещено. Порядок точно такой же, как и возмещение других статей расходов во время служебной поездки:

1. Сбор и подготовка документов финансовой отчетности (квитанции, чеки, накладные, договора аренды, счета-фактуры и т.д.).

2. Составление авансового отчета после возвращения с командировки.

3. Подача бумаг в бухгалтерию, получение корешка для подтверждения.

4. Возвращение средств с ближайшей выплатой на зарплатную карту или выполнение расчета через кассу.

Рассмотрим порядок и условия обложения налогами компенсационных выплат за использование личного автотранспорта работника в служебных целях, произведенных за счет средств из внебюджетных источников.

Налог на прибыль. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсационные выплаты за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сотрудников учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Эти нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении Норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление N 92).

Что такое командировка

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

• Служебная командировка должна нести производственный характер.
• Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
• Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
• Длительность служебной командировки должна быть целесообразной. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ).

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь Положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены (п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Обязательные документы	Необязательные документы
Приказ о направлении в командировку	Служебное задание
Приказ о привлечении к работе в выходной (праздничный) день (при необходимости)	Отчет о выполнении служебного задания
Авансовый отчет	Командировочное удостоверение
Служебная записка (если поездка осуществляется на личном или служебном транспорте)

Особенности оформления командировки на своем автомобиле

При направлении работника в командировку на личном автомобиле рекомендуется оформлять путевой лист. Наличие данного документа не является обязательным, однако позволяет не только подтвердить факт использования транспортного средства работника в служебных целях, но и обосновать расход горюче-смазочных материалов.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года. Однако письмом Министерства финансов № 03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 года работодателям разрешено разрабатывать свою форму данного документа при условии, что в путевом листе обязательно будут присутствовать реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 года.

А именно те, которые указаны в разделе 2 данного приказа Минтранса:

• название документа и номер путевого листа;
• на какой срок выдан путевой лист;
• сведения о собственнике автомобиля;
• данные о марке, модели транспортного средства, государственном номере;
• полная информация о водителе.

Оформление поездке на своем транспорте

1. Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.
2. Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.
3. Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.
4. В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку.
5. Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 или собственным образцом, разработанным в компании.
6. В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.
7. Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:

• амортизация автомобиля;
• денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
• техническое обслуживание транспортного средства;
• внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).

Порядок оформления командировки

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле

Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:

• Название организации, где трудится работник;
• Коды ОКПО, ОКУД;
• Идентификационный номер распоряжения;
• Дата оформления документа;
• Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
• Месторасположение принимающей организации;
• Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
• Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
• Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
• Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
• Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.

Бланк приказа на командировку по форме Т-9

Еще одним документом, который рекомендуется оформить перед отъездом, является путевой лист. Он представляет собой официальное подтверждение факта использования своей машины в период деловой поездки. Если гражданин направляется на легковом автомобиле, то лист заполняется по унифицированной форме №3, в которой фиксируется:

• Индивидуальный номер, который присваивается документу;
• Срок действия путевого листа (им является продолжительность командировки);
• Сведения о сотруднике, который использует личный автомобиль;
• Сведения о характеристиках машины, реквизиты техпаспорта, номер;
• Расход ГСМ;
• Даты и время отъезда и прибытия сотрудника из поездки;
• Личность специалиста, проверяющего пробег машины;
• Дата и время техосмотра машины до и после командировки;
• Дата и подпись лица, который проводил осмотр автомобиля.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

• название и номер путевого листа;
• данные о сроке действия документа;
• данные о владельце автомобиля;
• информация о транспортном средстве;
• информация о водителе.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

Командировка на личном автомобиле — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Посмотреть пример приказа

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

• название, дату, номер
• название компании и ФИО сотрудника
• номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
• характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
• порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
• сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
• дату вступления соглашения в силу
• название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

cотрудника	работодателя
аренда	компенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)	•	—	—
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)	•	—	—
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421)	•*	—	—
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)	—	•	—
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)	•	•	•
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)	•	•	•
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)	•	•	•
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)	•	•	•

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Можно продлить или перенести командировку?

В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.

Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.

Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.

В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

Процедура оформления командировки на собственном транспорте

Процедура отправления сотрудника в командировку на собственном автотранспортном средстве практически не отличается от командирования лица в общем порядке. Для законного оформления данного мероприятия каждый работодатель должен придерживаться следующего алгоритма действий, предписанного действующим Законом:

1. Выбор сотрудника, которого следует направить в командировку, осуществляется на основании имеющегося у лица уровня квалификации, а также ставящихся перед ним целей. Работодатель должен быть уверен в том, что подчиненный справится с возложенными на него обязательствами в строго установленный период времени;
2. Если выбранный кандидат желает поехать в командировку на личном автомобиле, этот момент следует зафиксировать в распорядительном документе, оформляемом в компании;
3. Далее между руководителем и подчиненным оформляется дополнительный договор на использование личной машины в служебных целях. В документе прописывается величина материальной выплаты, которая будет предоставлена работодателем за использование транспорта подчиненного. При этом, в согласованную сумму могут не включаться траты на топливо, их возмещение будет происходить отдельно, после предъявления лицом необходимых чеков и квитанций. Кроме того, в данном соглашении указываются также все характеристики автомобиля, реквизиты его документов, сроки и порядок возмещения расходов;
4. На основании Приказа о командировании работника, бухгалтер устанавливает размер авансовых начислений на остальные служебные нужды: проживание/питание/доп. расходы;
5. При необходимости, оформляется служебная записка и командировочное удостоверение (согласно действующему законодательству их разработка не обязательна);
6. В табель учета рабочего времени лица заносится соответствующая отметка о направлении в служебную поездку;
7. После возвращения из командировки, сотрудник обязан в течение трехдневного периода предъявить в бухгалтерию авансовый отчет обо всех совершенных тратах, приложив соответствующую оправдательную документацию.

Как оформить возмещение транспортных расходов сотруднику

В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках. Работодатель должен компенсировать следующие растраты: Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях. Стоит отметить, что государственные нормы не регулируют маршрут сотрудника.

Начальство вправе выбрать тип проезда до назначенного места на свое усмотрение. К примеру, вместо авиаперелета указать проезд на автобусе.

Для возмещения транспортных расходов, сотрудники необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором он просит вернуть затраченные средства. Документ пишется в свободной форме, но он должен содержать в себе следующие пункты: ФИО сотрудника; дата поездки адрес пункта назначения; сумма затраченных денежных средств; приложения (к примеру, квитанции, билеты и прочее).

Если цель не указана или не соответствует задачам деловых поездок

В связи с отменой обязательной выдачи командировочного удостоверения и подготовки плана служебной поездки задание указывается в приказе. Удостоверения и план подготавливаются только в том случае, если это требование закреплено в локальных нормативных актах организации.

Обоснование должно соответствовать деловой направленности. Если оно указано неверно или отсутствует, рабочий выезд сотрудника по направлению руководства признают недействительным проверяющими органами.

Несколько принципов, как правильно написать цели и задачи командировки, чтобы этого не случилось:

• в соответствии с интересами компании, производственной необходимостью;
• описать подробно с конкретными деталями;
• в соответствии с должностной инструкцией работника;
• в соответствии со сроками и маршрутом поездки.

Если задача объемная, допускается разбить ее на ряд подзадач. Для сотрудников с разъездным характером деятельности выезд в другой населенный пункт, связанный с выполнением стандартных задач, служебной поездкой не является.

Допустимые примеры цели командировки для директора:

• представительство на презентации, участие в конференции руководящего состава;
• участие в проверочных мероприятиях контролирующих органов;
• присутствие на открытии нового подразделения, филиала, магазина, торгового центра, цеха и т. д.;
• ведение переговоров с целью заключения новых или изменения действующих договоров, обсуждения условий договорных обязательств;
• проверка деятельности, эффективности работы и реальных показателей подразделения, филиала.

Самые распространенные примеры цели командировки менеджера по продажам:

• заключение договора на поставку товаров и продукции компании;
• участие в конференции или презентации;
• участие в переговорах с потенциальными клиентами;
• решение спорных ситуаций по поставкам;
• проведение маркетинговых исследований;
• изучение рынка сбыта.

А это примеры цели командировки водителя:

• доставка руководства;
• доставка груза;
• доставка товарно-материальных ценностей, накладных;
• приобретение запчастей для транспортных средств;
• проведение технического осмотра, осуществление планового или внепланового ремонта транспортного средства.

Похожие записи:

• Раздел квартиры через суд при разводе
• Как снести дом и снять его с учёта
• Как оформить шенгенскую визу в Испанию в 2023 году