Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация кадрового делопроизводства». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Кадровые документы: разновидность и оформление
Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:
- Трудового договора;
- Приказа о приеме на работу;
- Личной карточки работника;
- Трудовой книжки;
- Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
- Приказа о предоставлении отпусков;
- Графика отпусков;
- Приказа о премировании работников;
- Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
- Правил внутреннего распорядка;
- Штатного расписания;
- Книги учета движения трудовых книжек;
- Книги учета приказов и иных кадровых документов;
- Командировочных документов;
- Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
- Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
- Положения о коммерческой тайне;
- Должностной инструкций;
- Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.
Ответственность по КоАП РФ следует за:
- Работу без заключения трудового договора или уклонения от его заключения (штраф от 5 000-20 000 руб., если ранее ИП был привлечен к ответственности за аналогичное правонарушение штраф вырастет в несколько раз и составит от 30 000 до 40 000 руб.);
- Необоснованный отказ в заключении коллективного договора (соглашения) – 3000 – 5 000 руб.
- Незаконное привлечение иностранной рабочей силы, в том числе не уведомление миграционной службы о приеме на работу (увольнении) граждан иностранного государства и лиц без гражданства – штраф зависит от уровня квалификации принятого на работу сотрудника и места ведения деятельности;
- Нарушение порядка сбора, хранения и использования информации о сотруднике – 500-1 000 руб.
Декларация в форме 3-НДФЛ:
- представляют в срок до 30 апреля;
- перечисление налога по итогам года осуществляется до 15 июля;
- заполнение и сдача декларации возможны в бумажном и в электронном виде.
ИНН ИП – основной документ, но что еще ему необходимо? Декларация, имеющая форму 4-НДФЛ:
- предъявляется в том случае, если вы имели доходы от предпринимательской деятельности в течение года;
- сдается не позже 5 дней после завершения того месяца, когда были получены эти доходы.
Декларация по НДС:
- сдается до 25 числа, которое следует за истекшим кварталом;
- принимается на сдачу исключительно в виде электронного документа;
- оплата по налогу перечисляется каждый квартал.
Книга покупок НДС. Речь идет о примерах отражения записей по книгам продаж и счетам-фактурам, где отмечаются коды видов операций.
Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима.
Важно Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.
Внимание Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС.
Необходимые кадровые документы с нуля для ООО
- Локальные акты организации. Обязательные и факультативные
- Обязательные локальные нормативные акты и документы
- Факультативные локальные нормативные акты и документы
- Штатное расписание и график отпусков
- Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них
- Договоры: трудовой и гражданско-правовой
- Личная карточка (форма Т-2)
- Подсчет страхового стажа
- Личное дело
- Военно-учетный стол
- Трудовая книжка
- Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба
- Регистрация кадровых документов
- Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению
- Цель создания, задачи и организация деятельности архива
- Составление номенклатуры дел
- Формирование дел
- Подготовка дел к архивному хранению
- Проведение экспертизы ценности документов
- Оформление дел
- Составление описей дел
- Порядок уничтожения дел
- Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы
- Заключение
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве
Журналы учета кадрового делопроизводства предназначаются для занесения в них всей необходимой информации о том, какой сотрудник принимался на работу, на какую должность претендовал или был переведен, когда проходил медицинский осмотр и ознакомлен ли с основными правилами охраны труда и пожарной безопасности.
Каждый журнал составляется в отдельной папке, подписывается и нумеруется в порядке ведения. В журналах учета должны прописываться информационные блоки, освещающие личные данные работников предприятия и то, отвечает ли текущее положение документального оформления установленным государствам нормам и требованиям. В списке обязательных журналов учета в кадровом производстве числятся следующие виды документации:
- журнал учета и движения трудовых книжек работников предприятия;
- журнал регистрации приказов и распоряжений руководства (приемы на работу, увольнения, смена штатного расписания);
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал проверок, подписывающийся во время визита специальных государственных инспекций;
- журнал ознакомления с должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка;
- журнал медицинских обследований и ознакомления с правилами пожарной безопасности.
Конечно, на предприятии может находиться и большее количество регистрационных и отчетных бланков, которые требуется составлять в связи с определенной спецификой функционирования предприятия. Их наличие регламентируется законодательными актами и распоряжениями непосредственного руководителя компании.
Обязательны кадровые документы, которые требует наше государство
| Документ | Использование | Комментарий |
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статьи 56, 189, 190 ТК РФ, хранить 1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня) |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. | на самом деле нужна вещь, если в штате более 100 человек. Рекомендую обратить на документ внимание и перераотать его в соответствии со своими требованиями к дисциплине |
| Положение о защите персональных данных работников. Статьи 86, 87, 88 ТК РФ. Можно установить 5 лет хранения ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. | ну, это только недавно придумали. Сами бы сначала научились наши данные охранять, а потом заставляли малые предприятия тратиться на охрану, что кстати если грамотно подойти к этому вопросу будет стоить дороже многих этих самых малых предприятий |
| Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — Постоянно (ст. 32 Перечня) | Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. | можно для отписки, но опять же при появлении кадрового отдела является инструментом контроля численности сотрудников. У меня, к примеру был прецедент, когда нач склаа перебрал 30% по штатке, за что был уволен кадровик. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) | Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. | ничего об этом не знаю 🙂 Знаю чтолько что готовят уже несколь лет закон об отмене трудовых. |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет (при ликвидации компании сдается в архив города, где 75 лет) | Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. | ну надо, так надо. Главное ответственное лиуо ознакомить с этими пунктами и точки контроля поставить со сроками не реже раза в пол года. |
| Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ. Необязаьельное хранение, можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. | Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп. Я создал и опубликовал данный документ при численности 500 человек, так как каждый день стал разяснять правила премирования и расчета отпускных |
| Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ Хранить — Постоянно | При наличии системы обучения в организации. | Уж не знаю насколько важно положение, на мой взляд важно само обучение. |
| Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ Хранить — Постоянно | При проведении аттестации по решению работодателя. | |
| График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 1 год (ст. 356 Перечня) | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. | Вот этот документ необходим что бы менеджеры сренего звена не распустили весь персонал в пик сезона отдыхать |
| Трудовой договор. Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) | Заключается в письменной форме с каждым работником. | Отличный документ, очень важен и для руководства. Нельзя к нему отнестись халатно, так как является главным документом в суде при трудовых спорах. А они будут, поверьте, люди все разные. |
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно | Принимаются по решению работодателя. | Я считаю их пережитком. К тому же в больинстве своем они составляются не правильно, не описывая контрольные точки бизнес процессов. «отвечает за работу отдела» — часто приходится видеть в таких документах. Что это обозначает — никто не знает |
| Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. | |
| Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). | |
| Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией | |
| Приказы по основной деятельности. Хранить — 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) | Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело. | Приказ вещь хорошая, но в крупных компаниях приказы надо подкреплять изменением регламентов, иначе рискуем получить постоянные несоблюдения при текучке кадров |
| Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 5 лет | Издаются на основании графика отпусков или заявления работника | Обязательная вещь для трудовых споров особенно при увольнении. При чем по новым требованиям роботодатель ОБЯЗАН выгнать работника минимум на две недели. Если работник все же получил компенсацию, то надо этот вопрос с ним решить. |
| Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) | Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). | |
| Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225(п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) | Ведется на каждого работника. | у нас это все ведется в электронном виде на корпоративном сервере, где сам сотрудник вносит анкетные данные, а остальные подразделения ведут закрытые разделы о сотруднике. |
| Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив | Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. | |
| Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст. 243, 244 ТК РФ Хранить — 5 лет | Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. | Очень важная точка для контроля, так как руководители таких подразделений часто свои обязанности «забывают» |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Журнал учета работников, прибывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности. Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД(рекомендательно) Хранить — 5 лет | Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков. Хранить — 50 лет | То же | |
| Журнал регистрации командировочных удостоверений. Хранить — 5 лет | То же | |
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 1 год (ст. 281 Перечня) | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником | Можно применять электронные системы, но с обязательной распечаткой и визированием |
| График сменности при сменной работе. Статья 103 ТК РФ Хранить — 1 год | Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. | |
| Журнал учета мероприятий по контролю. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ Хранить — 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) | Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица | |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий. Положение об аттестации работников предприятия Хранить — 15 лет | Оформляются аттестационной комиссией | |
| Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ Хранить — 75 лет | Составляются ежемесячно. | Самое смешное, что зачастую мы не подозреваем какие профессии вредны. Например грузкик — это вредная профессия и надо организовывать для них каждый год медосмотр |
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 Хранить — 75 лет | Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. | |
| Списки работников, уходящих на льготную пенсию. Хранить — 50 лет | ||
| Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;. То же Хранить — 5 лет | ||
| Инструкции по охране труда по профессиям. Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — Постоянно | ||
| Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — 10 лет | Важная часть. Особенно по технике безопасности. Если не ознакомился и прошиб голову то виноват директор. | |
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования. Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90(в ред. от 06.02.2001) Хранить — 5 лет | Кто бы знал что грузчики — это вредная профессия? | |
| Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 Хранить — 45 лет | Не дай как говориться бог. Стараться выводить такие случаи за пределы организации, договариваясь с сотрудниками. Трудовая инспекция не даст житья если произойдет ЧП, что в общем то по человеческий и правильно |
Обязательные кадровые документы
В каждой организации, где имеются наёмные сотрудники, в должном порядке требуется присутствие обязательных документов по учёту кадров (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Обычно во время проверок их запрашивают уполномоченные органы: Государственная инспекция труда РФ, Пенсионный фонд РФ и т.д. Вот перечень таких документов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- Журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
- Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
- Положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).
Данный перечень не является исчерпывающим. Это фундаментальный минимум, который обязательно должен быть у вас в организации. Если данные документы отсутствуют, компании могут назначить штраф.
Перевести кадры в цифру — ответственная задача. Важно найти систему, полностью соответствующую требованиям законодательства, и перенести туда без потери всю кадровую документацию. Если пошагово следовать готовым правилам, то у вас всё получится легко и без лишних хлопот.
Итак, рассмотрим обязательные шаги для перевода кадровых документов в цифру:
- Подготовить перечень документов, подлежащих цифровизации;
- Оформить приказ о переходе на систему КЭДО и разработать регламент работы с ней;
- Уведомить сотрудников о переводе документов в электронный формат и получить от них согласия;
- Выбрать систему для цифровизации КДП и утвердить проект внедрения;
- Оформить выпуск электронных подписей для сотрудников;
- Начать пользоваться системой.
Конечно, вам понадобится некоторое время, чтобы освоиться в системе и свободно её эксплуатировать. Но когда вы пройдёте адаптационный период, вы будете получать удовольствие от быстрой и удобной работы с кадрами.
Необходимость ведения кадровой документации
Кадровое делопроизводство оказывает большое влияние как на функционирование самой организации, так и на её конкретных работников. Именно поэтому к оформлению кадровых документов выдвигаются высокие требования, а их ведение часто проверяется контролирующими органами.
Кадровая документация важна прежде всего тем, что является ценной с юридической точки зрения. Она чётко обозначает права и обязанности сторон трудового договора, что нередко позволяет избежать споров и судебных разбирательств. В случае возникновения судебных исков при помощи правильно оформленных специалистом по кадровому делопроизводству документов предприятие может доказать свою правоту и избежать выплат.
Кадровое делопроизводство является социально значимым. Например, расчёт трудового и страхового стажа (для получения льгот или выхода на пенсию) производится на основании записей в трудовой книжке.
Действующее законодательство строго регламентирует ведение кадровой документации. Нарушения караются штрафными санкциями.
Какие нормативные акты должен знать кадровик
В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы. Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.
Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.
Новые правила оформления кадровых документов — заверение копий
Обратите внимание на п. 5.26 ГОСТа — в нем прописан общий порядок оформления копий документов. На самом деле, порядок заверения копий практически не изменился. Как и ранее, под реквизитом «Подпись» необходимо написать «Верно», после чего вписать должность заверившего копию лица, поставить его личную подпись с расшифровкой и сообщить дату заверения копии/выписки.
Единственное, если копия документа необходимо для предоставления в другую организацию для внешнего использования (к примеру, копия трудовой книжки должна быть передана в банк с целью оформления кредита), придется включать в документ запись о месте хранения оригинала документа. К примеру, можно записать так: «Подлинник документа находится в ООО «Свет» в деле № 10/17 за 2017 год».
В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:
- трудовая книжка работника;
- штатное расписание (форма № Т-3);
- трудовой договор (или контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личную карточку (форма № Т-2);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- график отпусков (форма № Т-7);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение по защите персональных данных работника;
- трудовую книжку;
- локальные акты по охране труда.
В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.