Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист. Изменения с 1 марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Сведения о владельце ТС
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
4. Сведения о лице, оформившем путевой лист, должны включать:
для юридического лица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Для юридических лиц вместо фразы «наименование, организационно-правовую форму» с 1 марта используется фраза «полное наименование». Фактически в данном пункте ничего не меняется, т.к. полное наименование включается в себя и организационно-правовую форму, и наименование организации.
Для индивидуальный предпринимателей изменения более существенные. Вместо почтового адреса в каждом путевом листе должен указывать домашний адрес индивидуального предпринимателя.
Внесение информации о предрейсовом техническом контроле
16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
13. Даты и время выпуска транспортного средства на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (далее — ответственное должностное лицо), и заверенные его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае формирования электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен», проставляемая ответственным должностным лицом в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо «выпуск на линию не разрешен» — если при контроле выявлены указанные несоответствия.
В отличие от отметки для медицинских работников, отметка для технического контроля осталась прежней — «выпуск на линию разрешен». Так что штампы менять не придется.
Что касается нововведений, то они также связаны с оформление путевых листов в электронном виде. Технический контролер должен заверить внесенную в такой путевой лист информацию усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Кроме того, в пункте 13 появилась информация о том, что результаты технического контроля должны фиксироваться в специальном журнале. Напомню, что журналы технического контроля применялись и ранее, однако в правилах заполнения путевых листов они не упоминались.
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:
| Нарушение | Кто проверяет и штрафует | Нормативный документ | Размеры штрафов |
|
Водитель работает без путевого листа |
ГИБДД |
Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП |
Водитель — 500 руб. |
|
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС |
ФНС |
НК РФ, ст. 122 |
20% от доначисленного налога |
|
Нет отметки о медосмотре |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
|
Роструд |
Ст. 5.27 КоАП |
Директор — от 15 до 25 тыс. руб. |
|
|
Росздравнадзор |
Ст. 11.32 КоАП |
Водитель — 1 000 — 1 500 руб. |
|
|
Нет отметки о техническом контроле |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
Путевой лист грузового автомобиля скачать бесплатно
Какой формат использовать для индивидуальной разработки:
• 4-С – типовой, межотраслевой подойдет практически всем;
• 4-П – повременной, если работа водителя оплачивается сдельно за доставку груза в определенную точку, когда заполняется отрывной талон заказчиком. Так как их только 2, то и пункты, куда отвозят товар, не должны превышать это количество.
• ПГ-1 – упрощенная форма для индивидуального предпринимателя.
В интернете можно найти новые формы путевого листа грузового автомобиля. Чем они отличаются от унифицированных стандартных бланков госкомстата:
1. Отсутствует место для печати организации в шапке, данные о стандарте формы от Постановления №78 в правом верхнем углу путевого листа.
2. Место стоянки, гараж заменено парковкой.
3. Есть специальное поле для записи пройденного предрейсового, иногда послерейсового медконтроля.
4. Блок размещения сведений о техосмотре грузового автомобиля до и после рейса: день, время до минут, данные одометра.
5. В остальном можно использовать имеющиеся блоки, если информация в них актуальна для конкретного перевозчика. Если добавите что-то, чего нет в оригинале, руководствуясь внутренней необходимостью компании, ошибки не будет. Это разрешено.
Путевой лист, составленный из таких блоков подойдет транспортной организации. Принимается к списанию горючего, учитывается налоговыми службами, что подтверждает Письмо Минфина №03-03-06/2/161 (25/08-09 г).
Действующий перечень реквизитов в 2023 году
Несмотря на то, что бланк путевого листа никак не упорядочиваются законом, обязательный перечень реквизитов описан в приказе Минстранса №368 от 11.09.2020. На сегодняшний день реквизиты должны быть такие:
- наименование формы, номер по порядку;
- период действия;
- сведения о владельце ТС;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- информация о перевозке (вид сообщения, тип перевозки).
Если в путевом листе указаны ложные сведения или информация предоставлена не полностью, водитель должен оплатить штраф: от 500 до 100 000 рублей для должностных, юрлиц и ИП.
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.
Вы можете скачать все законодательные акты используемые в данной статье:
Приказ Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368 Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения
Устав автомобильного транспорта ФЗ № 259
Если вы не нашли нужную информацию, то напишите комментарий-отзыв (внизу статьи) и мы постараемся расширить данную статью.
Еще несколько лет назад для оформления путевого листа необходимо было использовать унифицированную форму. Но в 2013 году это правило отменено.
Таким образом, организациям позволено самостоятельно разрабатывать бланки. Естественно, они должны быть указаны в учетной документации.
Кроме этого, в таких формах должны содержаться обязательные сведения, касающиеся какой-то конкретной транспортировки.
Однако общепринятые формы, которые раньше считались обязательными, сегодня также можно использовать. Этим правом многие компании и пользуются. Ведь данные бланки отвечают всем необходимым требованиям, здесь уже присутствуют важные пункты. Данные формы являются понятными и привычными.
Имеется три формы, которые можно использовать для оформления «путевок»:
- 4-П используется в тех ситуациях, когда осуществляется повременная оплата труда;
- 4-С применяется при сдельной оплате труда;
- 4-М этот бланк уместен в тех ситуациях, когда грузовые перевозки несут междугородний характер.
Стоит отметить, эти формы практически одинаковы, и каких-то принципиальных отличий в их заполнении не существует. При отсутствии каких-либо реквизитов, которые считаются обязательными для «путевок», их можно дополнительно внести в указанные формы.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
- Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
- Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
- Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
- Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
- Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
- Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
- Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
- Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
- Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Похожие записи: