Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление казенным учреждением инвентаризации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пример 1. Бюджетное учреждение в III кв. 2014 г. провело инвентаризацию на складе материалов. Сырье, находящееся на складе, используется для осуществления деятельности, приносящей доход. Инвентаризация закончилась 20 августа. В результате инвентаризации была выявлена недостача пяти листов гипсокартона по цене 230 руб. за лист на общую сумму 1150 руб. (учетная и рыночная стоимость материалов равны). Кладовщик возместил ущерб, внеся денежные средства в кассу учреждения.
При этом по состоянию на 20 августа в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются следующие проводки:
Д-т сч. 240110172 К-т сч. 210534440 — 1150 руб. — списана стоимость недостающих материальных ценностей;
Д-т сч. 220974560 К-т сч. 240110172 — 1150 руб. — отнесена на виновное лицо сумма недостачи гипсокартона;
Д-т сч. 220134510 К-т сч. 220974660 — 1150 руб. — погашена виновным лицом задолженность по недостаче.
Документальное оформление инвентаризации
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н предусмотрены следующие документы для оформления инвентаризации в казенных учреждениях:
|
Код формы |
Наименование документа |
|
0504835 |
Акт о результатах инвентаризации |
|
0504082 |
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств |
|
0504086 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
|
0504087 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
|
0504088 |
Инвентаризационная опись наличных денежных средств |
|
0504089 |
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
0504091 |
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям |
|
0504092 |
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации |
Федеральный бюджет на 2022 год
Текущий проект разрабатывается с учетом снижения ставки страхового взноса на 8% (сейчас она составляет в совокупности 30%). Косвенный сбор в виде НДС будет увеличен на 4% (сейчас он выражается показателем 18%). Министерство финансов считает, что такое перераспределение налоговых потоков приведет к существенному оздоровлению бизнес-среды. Такие налоговые инновации планируют внести в российское законодательство осенью 2022 года.
- начиная с 2022 года, бюджет формируется не на один год, а на три. В текущих экономических реалиях Министерству финансов удобнее создавать трехгодичный план, чтобы на его основании строить бюджетную политику и выравнивать существующие дисбалансы;
- исчерпание средств Резервного фонда и привлечение ресурсов Президентского фонда РФ привело к необходимости пересмотреть схемы финансирования дефицитной части бюджета. Теперь использование автономных фондов будет урезано, а деньги начнут аккумулироваться на внутреннем финансовом рынке;
- в ближайшие годы главным источником для финансирования госбюджета останутся средства из Фонда национального благосостояния и Резервного фонда;
- с 2022 года внедрено новое финансовое правило – если цена на нефть превысит заложенную в бюджете планку, разница пойдет не на расходные статьи, а на формирование резервов. В 2022 году в бюджет была заложена цена по 40 долларов США за единицу нефти марки Urals. Впоследствии эта цифра ежегодно подлежит индексации на 2%.
Что нового в стандарте
- Изменена структура нормативного регулирования инвентаризации;
- установлены общие требования к инвентаризации;
- уточнена терминология — введены новые термины и дано определение таким понятиям, как объекты инвентаризации, результаты инвентаризации, квалификация результатов инвентаризации, фактическое наличие объектов инвентаризации, документы инвентаризации, срок проведения инвентаризации, материально ответственные лица;
- актуализированы способы определения фактического наличия объектов инвентаризации;
- обновлены требования к документированию инвентаризации;
- уточнен порядок оценки результатов инвентаризации;
- упорядочено признание результатов инвентаризации;
- описаны упрощенные способы проведения инвентаризации.
Ответственность за неправильное оформление инвентаризации
Основной ответственностью за правильное оформление инвентаризации обычно является главный бухгалтер или ответственный сотрудник в бюджетном учреждении. Они должны быть хорошо ознакомлены с требованиями и правилами, установленными законодательством страны.
Неправильное оформление инвентаризации может привести к следующим последствиям:
1. Правовые последствия. Нарушения в оформлении инвентаризации могут привести к юридическим последствиям для бюджетного учреждения. Это может включать штрафные санкции, административные наказания или даже судебные разбирательства.
2. Финансовые потери. Неправильное оформление инвентаризации может привести к финансовым потерям для бюджетного учреждения. Ошибки в учете и списание объектов неправильно могут отразиться на финансовом состоянии учреждения.
3. Потеря доверия. Неправильное оформление инвентаризации может привести к потере доверия со стороны государственных органов или контролирующих инстанций. Это может повлиять на репутацию бюджетного учреждения и создать трудности в будущем с получением государственных средств или других поддержек.
Для предотвращения неправильного оформления инвентаризации следует принять следующие рекомендации:
1. Обучение персонала. Проведение обучения и тренингов по правильному оформлению инвентаризации для сотрудников, ответственных за данный процесс.
2. Установление четких процедур. Разработка и установление четких процедур оформления инвентаризации, включая правила заполнения документов и учета объектов.
3. Проверка и контроль. Регулярная проверка и контроль правильности оформления инвентаризации, чтобы выявить и исправить возможные ошибки или нарушения.
4. Соответствие законодательству. Важно учитывать все требования и правила, установленные законодательством, при оформлении инвентаризации. Необходимо быть внимательным к изменениям в законодательстве и актуализировать процедуры соответствующим образом.
Обратите внимание на ответственность за правильное оформление инвентаризации и примените рекомендации, чтобы избежать непредвиденных последствий и обеспечить точность и надежность процесса инвентаризации в бюджетном учреждении.
Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении
Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.
Возможные основания для дифференциации:
- Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
- Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.
Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.
Чтобы быстрее провести инвентаризацию:
- сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
- оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.
Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.
Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:
- например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.
Отчетность и документооборот
Оформление результатов инвентаризации важно завершить правильно и своевременно. Для этого необходимо следовать определенным процедурам и требованиям, установленным внутренней документацией казенного учреждения.
После завершения инвентаризации необходимо сформировать отчет о результатах. В отчете должна содержаться подробная информация о проведенной инвентаризации, включая количество и состояние имущества, причины его списания или утраты, а также результаты проверки соответствия документации по имуществу и фактическому наличию.
Отчетность может быть представлена в виде таблиц, графиков или текстового документа. Важно учесть требования и стандарты, установленные учреждением, чтобы обеспечить единообразие и удобство восприятия информации.
После подготовки отчета он должен быть передан в нужные подразделения учреждения для проверки и утверждения. Завершив этот этап, отчет должен быть передан в соответствующие внешние органы или структуры в соответствии с законодательством и требованиями учреждения.
Важным элементом документооборота при оформлении результатов инвентаризации является подтверждение факта передачи отчета. После передачи отчета стороны должны подписать документ, который будет являться доказательством передачи и приема информации.
Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении
Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.
Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:
- реорганизация учреждения;
- смена или увольнение материально-ответственных лиц;
- составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
- подозрения по факту хищения или кражи;
- чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.
Значение годовой инвентаризации для казенных учреждений
Одной из основных целей годовой инвентаризации является предотвращение хищений и неправомерного использования имущества казенного учреждения. Путем проведения подробной проверки наличия и состояния каждого объекта инвентаря учреждение может выявить возможные пропажи и несанкционированные перемещения, а также установить ответственность за такие действия. Это способствует более эффективному использованию имущества и снижает риски его утраты или повреждения.
Кроме того, годовая инвентаризация позволяет обновить и уточнить учетную информацию о имуществе казенного учреждения. В процессе проведения инвентаризации осуществляется пересчет и обновление всех данных о предметах, их количестве, характеристиках и стоимости. Эти данные затем используются для актуализации учетных и отчетных документов, а также для формирования дальнейших плановых и бюджетных показателей.
В целом, годовая инвентаризация играет важную роль в обеспечении прозрачности и контроля за имуществом казенных учреждений. Она позволяет предотвратить недостатки и нарушения в учете имущества, обнаружить и устранить несоответствия между фактическими и учетными данными, а также сформировать актуальный и достоверный отчет о состоянии и использовании имущества. Все это способствует эффективному управлению и защите имущества государства.
Инструменты и технологии для годовой инвентаризации
Одним из основных инструментов для проведения годовой инвентаризации является сканер штрих-кодов. С его помощью можно быстро считывать штрих-коды на товарах и оборудовании, что позволяет быстро и точно заносить данные в базу. Это существенно сокращает время, затрачиваемое на инвентаризацию, и уменьшает вероятность ошибок при учете.
Для автоматизации процесса инвентаризации также используются специализированные программы и базы данных. Эти технологии позволяют создавать электронные каталоги с полным описанием каждого актива, его местоположением и текущим состоянием. Также можно внести информацию о последней проверке и обслуживании активов, чтобы оперативно отслеживать необходимость ремонта или замены. Электронные базы данных упрощают поиск и учет активов, а также позволяют проводить анализ и формировать отчеты по результатам инвентаризации.
Для более точного и надежного учета имущества иногда используются дополнительные технологии, такие как радиочастотная идентификация (RFID). С помощью специальных меток и считывателей можно автоматически определять и регистрировать наличие активов без необходимости сканирования каждого из них отдельно. Это позволяет значительно увеличить скорость инвентаризации и уменьшить вероятность ошибок.
Использование современных инструментов и технологий для годовой инвентаризации в казенном учреждении позволяет сократить затраты времени и ресурсов на проведение данной процедуры. Он также повышает точность и надежность учета активов, что является важным фактором для эффективного управления имуществом учреждения.
Инвентаризационная комиссия
Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).
Вместе с тем в более позднем письме (от 19.05.2020 № 02-07-10/41023) Минфин указал, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера.
По мнению автора, решение о наличии бухгалтера в составе инвентаризационной комиссии находится в компетенции учреждения, а письма Минфина носят рекомендательный и разъяснительный характер.
Положение о проведении инвентаризации на предприятии
Подобный вид контроля осуществляется строго по правилам, которые зафиксированы действующим законодательством. Необходимость законодательного регулирования объясняется тем, что лишь результаты инвентаризации должным образом подтверждают сам факт существования, а также состояние имущества и обязательств компании.
После завершения инвентаризации комиссия проводит заседание, в процессе которого определяются основные результаты и выявленные расхождения. Также устанавливается причина несоответствий и предлагаются способы их устранений. По итогам заседания составляется протокол. Утвержденного образца для этого документа нет, поэтому главное требование – корректное отображение информации и соблюдение принципов составления деловой документации.
Работодатель вправе самостоятельно утвердить структуру локального акта об инвентаризации. Какого-то универсального образца нет, но обычно данный документ состоит из 4 или 5 разделов, которые, в свою очередь, могут быть разбиты на несколько подразделов.
Инвентаризация в бюджетном учреждении также может быть плановая или внеплановая. При осуществлении проверки обязательно учитываются действующие нормативные акты, регулирующие порядок формирования бухгалтерских отчетностей в государственных и муниципальных организациях. Например, приказ Минфина РФ №33н от 25.03.2011.
В этом разделе пропишите, что перечень имущества, проверяемого при инвентаризации, устанавливается руководителем в приказе о проведении инвентаризации.
Оформление документов по инвентаризации объектов ОС
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).
В инвентаризационной описи отражается следующая информация:
|
Графа |
Информация, отражаемая в инвентаризационной описи по объектам основных средств |
|
1 |
Порядковый номер |
|
2 |
Наименование объекта |
|
3 |
Для инвентарных объектов бухгалтерского учета – инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект (серия, партия, заводской номер или иная информация) |
|
4 |
Единица измерения |
|
5 |
Оценочная стоимость, которая определяется в отношении объекта: – предназначенного для реализации; |
|
6 |
Фактическое наличие (состояние) количества объектов |
|
7 |
Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6) |
|
8 |
Информация о состоянии объекта на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (например, для объектов основных средств: «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»)* |
|
9 |
Информация о возможных способах вовлечения объектов в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо – при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (например, для объектов основных средств: «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация») |
|
10* |
Номер (код) счета бухгалтерского учета |
|
11* |
Количество объектов по данным бухгалтерского учета |
|
12* |
Балансовая стоимость объекта |
|
13 |
Количество объектов, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета |
|
14 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
15 |
Количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета |
|
16 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5) |
|
17 |
Количество объектов, в отношении которых инвентаризационной комиссией установлено их несоответствие условиям признания их активами |
|
18 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
19 |
Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах (об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации и др.) |
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Раздел 2: Порядок предоставления отчетности
1. Бухгалтерская отчетность. В рамках бухгалтерской отчетности предоставляются финансовые отчеты, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. Эти отчеты позволяют узнать о финансовом состоянии учреждения и его результативности.
2. Отчет о выполнении бюджета. В этом отчете предоставляется информация о том, как были распределены и использованы бюджетные средства учреждения. Отчет помогает контролировать финансовую деятельность и достижение поставленных целей.
3. Отчет о выполнении планов работы. В данном отчете описывается, какие задачи были поставлены перед учреждением, и каким образом они были выполнены. Этот отчет дает возможность оценить эффективность работы и достигнутые результаты.
Отчетность предоставляется в соответствии с установленными нормами и сроками. Все отчеты должны быть подготовлены в соответствии с требованиями законодательства и признаны годными к использованию для принятия решений и внутреннего аудита.
Обратите внимание, что казенное учреждение также может быть обязано предоставить дополнительные отчеты и информацию по запросу уполномоченных органов.
Роль ответственного лица в процессе оформления инвентаризации
Ответственное лицо выполняет ряд важных функций при оформлении инвентаризации. Во-первых, оно осуществляет организацию инвентаризационных работ, включая подготовку необходимых документов, составление плана проведения инвентаризации и контроль за выполнением работ по этому плану. Во-вторых, ответственное лицо обеспечивает правильность учета имущества казенного учреждения путем проведения инвентаризационных операций и проверки достоверности данных.
Для успешного выполнения своих функций ответственное лицо должно иметь не только знания в области учета и инвентаризации, но и быть внимательным, добросовестным и ответственным. Оно должно аккуратно выполнять все необходимые документы, включая акты инвентаризации, акты приема-передачи имущества и другие документы, подтверждающие проведение инвентаризационных работ и достоверность данных.