Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет среднего заработка для командировки в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для расчета среднего заработка за время выполнения государственных и общественных обязанностей, нахождения в служебной командировке, для определения размера выходного пособия и в других случаях, предусмотренных законодательством, определяется среднедневной (среднечасовой) заработок.
Порядок выплаты суточных
В соответствии с п. 25 положения о служебных командировках компания должна оплатить работнику суточные за:
- каждый день командировки (отличие от стандартной работы — в командировке все дни, в т.ч. выходные, праздники и время в дороге также оплачиваются);
- период нетрудоспособности, если она наступила в командировке.
Исключение, когда можно не платить суточные работнику, — его направление в местность, откуда он может каждый день возвращаться к месту жительства с учетом условий работы и транспортного передвижения от места командировки до места жительства.
Целесообразно или нет работнику возвращаться ежедневно домой, устанавливает директор компании (абз. 5 п. 11 Положения № 749 от 13.10.2008 г.). Целесообразность устанавливают в индивидуальном порядке по каждой командировке с учетом следующих моментов:
- расстояние до пункта выполнения работы;
- характер и сложность выданного задания;
- транспортное сообщение и др.
Средний заработок для командировки – примеры расчета в 2021 году
Как оплачиваются командировочные дни работника: из среднего заработка или просто выдается зарплата? Как гласит ст. 167 ТК РФ, при направлении сотрудника в поездку ему гарантируется сохранение рабочего места и среднего заработка (п. 9 Положения № 749 от 13.10.2008), а также возмещение расходов. Поэтому за время нахождения в командировке ему следует выплатить такой заработок.
Оплата командировки, как правило, производится в день зарплаты. Бухгалтерия рассчитывает среднюю сумму, которую сотрудник мог бы получить на своем трудовом месте, а затем выдает ее вместе с авансом или оплатой за месяц.
Приведем пример: инженер Петров Семен Николаевич ежемесячно получает заработную плату в размере 30 000 рублей. Его годовой доход составляет 360 000. Среднее количество рабочих дней составляет 191 день в год. Командировка длилась 4 рабочих дня. Среднедневной доход работника в этом случае: 360 000 / 191 = 1884 руб. За поездку Семен Николаевич получит 1884 × 4 = 7536 руб.
Средний заработок: расчет при командировке сотрудника
Сотруднику, находящемуся в командировке, работодатель выплачивает зарплату, которая рассчитывается по среднему заработку (ст. 167 НК РФ) с помощью формулы:
ВЫП(КОМ) = РД(КОМ) × СД,
ВЫП(КОМ) — выплачиваемая зарплата за период командировки;
РД(КОМ) — длительность командировки в днях (только рабочих);
СД — средняя дневная зарплата командированного.
Показатель СД вычисляется по формуле:
СД = БАЗА (ПЕРИОД) / РД (ПЕРИОД),
БАЗА — зарплата, выплаченная работнику за полных 12 месяцев, предшествующих его отправке в командировку;
РД — количество рабочих дней за полных 12 месяцев, предшествующих отправке работника в командировку.
ВНИМАНИЕ!Из показателя БАЗА необходимо исключить выплаты социальной направленности, отпускные и иные перечисления, которые отражены в пп. 3 и 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922.
Если командированный сотрудник выполнял свои трудовые обязанности в выходной день или время в пути (отъезда или прибытия) выпало на нерабочую дату или выходной, то такой день оплачивается в двойном размере, а расчет осуществляется не по среднему заработку, а исходя из оклада (или иной применяемой в компании системы оплаты труда) командированного. По желанию сотрудника такой день может быть оплачен в одинарном размере с предоставлением выходного дня в любое удобное для него время (письмо Минфина от 25.12.2013 № 14-2-337).
ВНИМАНИЕ!Факт осуществления командированным сотрудником работы в выходные дни требует строгого документального подтверждения (как условия принятия расходов на оплату труда в выходные в налоговом учете).
Как оплачивается командировка в выходной день, узнайте здесь.
Налогообложение и учет среднего заработка
Доходы работника в виде среднего заработка, сохраняемого на время служебной командировки, являются объектом налогообложения и формируют базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Организация, выплачивающая работнику доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у работника и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, определяемую в данном случае согласно п. 2 ст. 223 НК РФ как последний день месяца, за который работнику начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 3 ст. 226 НК РФ).
НДФЛ удерживается налоговым агентом непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Рассчитанный и удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты работнику начисленных сумм (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, НДФЛ будет удержан из начисленного среднего заработка тогда, когда этот заработок будет выплачен.
Если в соответствии с рекомендацией Минтруда средний заработок выплачивается одновременно с выдачей заработной платы, тогда же удерживается и НДФЛ.
На суммы среднего заработка за период командировки организация начисляет взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В облагаемую базу по страховым взносам данные выплаты включаются не в периоде их фактического осуществления (перечисления) работнику, а в периоде их начисления. Иными словами, если эти выплаты начисляются по окончании каждого месяца, пусть даже вся сумма выплачивается после прибытия сотрудника из командировки, то и страховые взносы исчисляются с них по итогам соответствующего месяца.
Если суммы среднего заработка рассчитываются и выплачиваются работнику после командировки, то и страховые взносы, начисленные на них, включаются в облагаемую базу того месяца, когда командировка закончилась.
Что касается налога на прибыль, то выплаты, причитающиеся работнику за дни командировки в виде среднего заработка, учитываются в составе расходов на оплату труда в месяце их начисления (п. 3, 6 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).
То есть и в данном случае будет иметь значение, когда начислен средний заработок за соответствующий месяц.
В бухгалтерском учете суммы среднего заработка, начисленные работнику за дни служебной командировки, связанной с производственной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату начисления указанных сумм (п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.
Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:
2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Средний заработок при командировке в 2021 году
Прежде чем приступать к расчету оплаты за командировку, необходимо определить средний заработок за один день.
Первым этапом будет обозначение расчетного периода. По общему правилу (постановление № 922), расчетным периодом будут считаться полные 12 месяцев, предшествующих дате поездки. Однако и при выборе периода для расчета среднедневного дохода, могут быть нюансы.
Например, сотрудник трудоустроился меньше года назад. Для определения среднедневной выплаты берут полные месяца с момента оформления на работу.
Если работник не отработал еще ни одного полного месяца и уже направлен в служебную поездку — берут фактически отработанные дни.
Для них пунктом 15 Положения предусмотрен особый порядок. И с этим связано много вопросов и сложностей.
Эти премии должны быть предусмотрены системой оплаты труда и прописаны в локальных документах.
Спорная ситуация с премиями к юбилеям и праздникам
Роструд считает, что они не связаны с оплатой труда и включать их в расчет нет оснований (письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1). Минфин же говорит, что, если такие выплаты прописаны в локальных документах по оплате труда, можно включать их в расчет (Письмо Минфина РФ от 22 марта 2012 г. № 03-03-06/1/150). Об этом же говорит письмо Минздравсоцразвития от 13.10.2011 № 22-2/377012-772.
Ежемесячные, квартальные и полугодовые премии берут не больше одной в период за каждый показатель. То есть месячных премий должно быть не больше 12, а квартальных не больше 4.
Годовые премии берут, если их начислили за календарный год, предшествующий командировке. То есть если сотрудника отправляют в командировку в 2019 году, в расчет берут годовую премию за 2018 год, независимо от того, в 2018 году ее выплатили или в 2019. Премию за 2017 год брать уже нельзя. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник уже съездил в командировку, а премию за предыдущий год начислили уже после этого. Тогда работодатель обязан пересчитать средний заработок и доплатить разницу.
Если премии выплачивали за период, который превышает расчетный, тогда в расчет берут лишь часть, пропорционально расчетному периоду. Такое бывает, если в организации установили свой расчетный период меньше года, или премии платят больше, чем за год.
Пример
Сотрудник едет в командировку в марте 2019 года. Весь расчетный период он отработал полностью, то есть не был в отпусках и на больничных. В январе 2019 года ему начислили 100 000 руб. премии за успешную работу над проектом в 2017-2018 годах. Расчетный период 12 месяцев, а премию выплатили за 24 месяца. Значит, для расчета зарплаты в дни командировки нужно взять:
100 000: 24 * 12 = 50 000 руб.
Временные отрезки, которые исключаются из расчетного периода
Как уже было отмечено, расчетный период предполагает двенадцать месяцев, которые предшествуют этапу, в котором определяют средний заработок. Правда, отдельные временные этапы, а также начисленные суммы за них при вычислении исключаются. Это периоды, когда:
- За сотрудником сохраняется средний его заработок (не исключаются лишь перерывы для кормления малыша).
- Работникам выплачивается декретное либо больничное пособие.
- Сотрудник не работал по причине простоя, в котором виновен работодатель, или по другим причинам, которые не зависят от обеих сторон.
- Работник в забастовке не участвовал, но и не выполнял свои обязанности из-за нее.
- Сотруднику предоставляли выходные по уходу за инвалидом.
- Работника в других случаях освобождали от деятельности с частичным либо полным сохранением заработной оплаты или без нее.
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Начисление командировочных (суточных) сверх норм
Пример
Сотрудник ООО Конфетпром Базин А.В. находился в командировке на территории РФ с 19.09.2022 по 23.09.2022. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в сентябре 2020 г. В соответствии с распоряжением руководителя организации за 5 дней командировки ему выплачены суточные в размере 5 000 руб (1000 р/день). В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 700 руб. Дневное превышение составляет 300 р., доход в с превышения установленных норм составляет 5*300=1500 руб.
Определение среднедневного (среднечасового) заработка
Для расчета среднего заработка за время выполнения государственных и общественных обязанностей, нахождения в служебной командировке, для определения размера выходного пособия и в других случаях, предусмотренных законодательством, определяется среднедневной (среднечасовой) заработок.
Размер среднедневного (среднечасового) заработка рассчитывается путем деления начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы) (ч. 2 п. 19 Инструкции № 47).
Общая сумма среднего заработка определяется умножением рассчитанного среднедневного (среднечасового) заработка на количество рабочих дней (часов), подлежащих оплате (ч. 1 п. 19 Инструкции № 47).
Пример 5.
Согласно повестке из военкомата с 24 февраля по 13 марта 2020 г. военнообязанный работник был направлен на военные сборы. Он работает по графику 5-дневной рабочей недели.
В соответствии со ст. 339 ТК за военнообязанными, призванными на военные сборы, за все время сборов, включая следование к месту их проведения и обратно, если это связано с выездом с места жительства, сохраняется место работы, должность служащего (профессия рабочего) и выплачивается средний заработок за все рабочие дни по месту работы. Следовательно, за время нахождения работника на военных сборах, приходящееся на его рабочее время по графику работы организации, с которой у него заключен трудовой договор, ему сохраняется средний заработок с целью компенсации заработной платы, которую он получил бы за фактически выполненную за этот период работу.
Расчет общей суммы среднего заработка, причитающейся к выплате работнику за время его нахождения на военных сборах, следовало производить путем умножения среднедневного заработка на количество рабочих дней, приходящихся на все время сборов по графику работы организации (с 24 февраля по 13 марта 2020 г.). Средний заработок за выходные дни, приходящиеся на время сборов (29 февраля — 1 марта, 7–8 марта 2020 г.), не выплачивается.
В случаях, когда работник в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, в соответствии с законодательством часть дней (часов) фактически не работал (отпуск, временная нетрудоспособность, выполнение государственных или общественных обязанностей, простой не по вине работника и др.), а также в случаях, когда за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством, исчисление среднего заработка производится без учета указанных дней (часов) и выплаченных за эти дни (часы) сумм (ч. 1 п. 22 Инструкции № 47).
Пример 6.
Работник организации на основании приказа нанимателя с 10 по 13 марта 2020 г. был командирован в г. Белосток (Польша).
Для исчисления среднего заработка, сохраняемого за время нахождения в командировке в марте 2020 г., принимается период январь–февраль 2020 г.
С 27 по 30 января 2020 г. (4 рабочих дня) работник находился в служебной командировке с сохранением среднего заработка, с 3 по 12 февраля 2020 г. (8 рабочих дней) — болел (получал пособие по временной нетрудоспособности).
В январе 2020 г. он отработал 16 дней (сумма фактически начисленной заработной платы составила 1440 руб.), в феврале 2020 г. — 12 дней (сумма фактически начисленной заработной платы — 1080 руб.).
В рассматриваемом случае средний заработок, сохраняемый работнику за время нахождения в командировке с 10 по 13 марта 2020 г., необходимо было рассчитывать исходя из заработной платы, фактически начисленной в периоде, принятом для его исчисления (16 отработанных дней в январе 2020 г. и 12 отработанных дней в феврале 2020 г.).
Сумма фактически начисленной заработной платы, которая учитывалась при расчете, составляет 2520 руб. (1440 руб. + 1080 руб.)
Среднедневной заработок — 90 руб. (2520 руб. / (16 дней + 12 дней)).
Общая сумма среднего заработка, которая причиталась работнику к выплате за время нахождения в служебной командировке, равна 360 руб. (90 руб. × 4 дня).
В расчет не следовало принимать периоды, за которые работнику сохранялся средний заработок (с 27 по 30 января 2020 г.), производилась выплата пособия по временной нетрудоспособности (с 3 по 12 февраля 2020 г.), и выплаченные за них суммы.
Работникам, не работавшим в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, в связи с прогулом, исчисление среднего заработка осуществляется с учетом времени прогулов (ч. 2 п. 22 Инструкции № 47).
Пример 7.
В марте 2020 г. работнику (донору) рассчитывается средний заработок, сохраняемый за день сдачи крови, а также за дополнительный день отдыха (донорские дни).
В периоде, принятом для исчисления среднего заработка (январе и феврале 2020 г.), у работника по графику работы организации было по 20 рабочих дней в каждом месяце.
Фактически он отработал:
• в январе 2020 г. — 17 дней (3 дня не работал в связи с прогулом);
• в феврале 2020 г. — 19 дней (1 день не работал в связи с прогулом).
Сумма фактически начисленной заработной платы составила: в январе 2020 г. — 1062,50 руб., в феврале 2020 г. — 1187,5 руб.
В рассматриваемом случае среднедневной заработок, сохраняемый работнику за донорские дни, следовало рассчитывать путем деления заработной платы, фактически начисленно за принятый для исчисления период, на фактически проработанные в течение этого периода дни
с учетом времени 4 дней прогулов: (1062,50 руб. + 1187,5 руб.) / (17 дней + 19 дней + 4 дня прогула) = = 56,25 руб.
Общая сумма среднего заработка, причитающаяся к выплате за день сдачи крови и за дополнительный день отдыха, составила 112,50 руб. (56,25 руб. × 2 дня).
Для работников, которые в течение двух месяцев, принятых для исчисления среднего заработка, работали неполный рабочий день и (или) неполную рабочую неделю, для исчисления среднего заработка принимается фактически начисленная заработная плата (п. 23 Инструкции № 47).
Среднедневной (среднечасовой) заработок в этом случае определяется путем деления начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы).
Если в учреждении повышены стимулирующие выплаты.
Если в учреждении произошло повышение денежных премий, надбавок и иных вознаграждений без увеличения окладов, сумму выплат за расчетный период в целях определения среднего заработка индексировать не нужно.
* * *
Индексация средней заработной платы для расчета командировочных выплат производится в случае, когда имеет место повышение тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения всем работникам организации (филиала, структурного подразделения).
Следует учитывать, что у каждого работника будет свой коэффициент индексации. Не имеет значения, произошло ли повышение в процентах или абсолютных величинах.
При этом Положением № 922 предусмотрен запрет на индексацию выплат:
-
которые установлены в абсолютных размерах;
-
которые варьируются в диапазоне значений.
Оплата командировки в выходной день
Средний заработок во время командировки выплачивается за рабочие дни, согласно графику организации. Если даже командировка длительная, то за выходной выплачиваются только суточные. Средний заработок в этом случае не положен. Ведь работник не работает в выходные дни, а отдыхает (пункт 9 Положения о командировках).
Из этого правила есть исключение. Если сотрудник все-таки в выходной или праздничный день находясь в командировке работал или был в пути, то за это время нужно произвести оплату как за работу в выходной день. ТК РФ предусматривает два порядка оплаты за работу в выходные и праздничные дни:
- в одинарном размере тарифной ставки, если работник берет дополнительный выходной (отгул);
- в двойном размере, если работник отгул брать не будет.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.