Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли иметь две трудовые книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законе нет прямой ссылки на привлечение к ответственности за работу по нескольким трудовым книжкам. Но, проведя анализ норм закона, и исходя из практики применения норм трудового законодательства, можно сделать вывод, что каждый работник может иметь лишь одну трудовую книжку.
Две пенсии по двум трудовым книжкам
Это невозможно! Оформление и начислении двух пенсий по двум разным трудовым книжкам невозможно и запрещено законом. Да, трудовая книжка содержит в себе сведения о трудовом стаже работника, который необходим ему при выходе на пенсию. Но она не является тем документом, который необходимо предъявить в ПФР для расчёта и начисления пенсии.
Если будущий пенсионер представит несколько трудовых книжек, Пенсионный фонд должен рассмотреть каждую из них. Однако страховой стаж в данном случае будет учитываться лишь за те периоды, которые не пересекаются между собой в разных книжках. Например, если работник трудился с 01.01.2000 года до 20.12.2005 года на одной работе, и с 04.05.2002 года до 15.10.2008 года — на другой, что подтверждается разными трудовыми книжками, то страховой стаж в данном случае будет принят как длящийся с 01.01.2000 года до 15.10.2008 года. То есть будет засчитана лишь календарная, а не суммированная в чистом виде длительность работы по каждому из мест.
Сотрудник ПФР может предложить и другой вариант. Будущему пенсионеру, который предоставляет сведения по нескольким трудовым книжкам, будет предложено выбрать одну из них, более «выгодную» в плане стажа. Тогда весь тот стаж, который прописан в «невыгодной» трудовой книжке не будет учтён, даже если по нему делались пенсионные отчисления.
Кроме того, если периоды работы по разным трудовым книжкам пересекаются, у сотрудника ПФР могут возникнуть определённые подозрения. Он может уведомить соответствующие органы о фальсификации и подлоге сведений. Будущему пенсионеру придётся доказывать, что он работал и там, и там, нести документы, подтверждающие доходы и прочее. То есть чтобы его не привлекли к ответственности, он должен будет доказать факт отсутствия фальсификации и подлога.
Как начисляется стаж по двум трудовым книжкам?
Что делать бухгалтеру, если сотрудник принес две трудовые книжки? Согласно законам, предъявление двух документов не может являться основанием для отказа в их приеме. Если в трудовых книжках совпадают по времени периоды, то выбирается один из них по выбору работника. Если проводится выездная проверка, работодатель должен предъявить оригиналы обоих документов. Если проводится камеральная проверка, нужно предоставить копии трудовых книжек.
Как рассчитать стаж? Бухгалтер может попросить сотрудника предъявить дополнительные документы, подтверждающие трудовую деятельность:
- Трудовые договоры.
- Справки с предыдущих мест работы.
- Копии приказов о приеме на службу и увольнении.
Рекомендуется поступить именно таким образом. Если дополнительных документов не предоставлено, возможны ошибки в начислении стажа. Можно ли учитывать при расчете страхового стажа данные из трудовой книжки, которая была показана работодателю уже после трудоустройства? Законодательство не дает точный ответ на этот вопрос. На практике засчитывается стаж, указанный в обеих трудовых книжках.
Откуда берётся вторая трудовая книжка?
Один из самых актуальных вопросов, который поднимают на сайте государственной инспекции труда ОнлайнИнспекция почти ежемесячно – что делать, если сотрудник приносит вторую трудовую книжку? Ситуация распространена потому, что долгое время считалось почти нормальным иметь две трудовые книжки, чтобы в каждую из них вносить желательные или нежелательные записи, работать одновременно на двух работах или получать более высокую пенсию.
Иногда трудовая книжка просто теряется, например, во время переезда. В таком случае сотрудник пишет заявление на получение дубликата и самостоятельно восстанавливает сведения из старого документа, например, обращается на предыдущие места работы. Если трудовую потерял работодатель, тогда он занимается восстановлением сведений и заводит дубликат. При этом старый документ может неожиданно найтись, и у сотрудника на руках будет сразу две трудовые.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Ещё одна причина, по которой человек может решить завести вторую трудовую книжку – стаж на должностях, которые не вызывают гордости или могут быть восприняты будущим работодателям с недоумением. Например, телевизионный редактор на хорошем канале попадаете под сокращение, найти работу в своей сфере не может, а деньги заканчиваются. И он устраивается продавцом в магазин. Потом удача всё же улыбается – ему предлагают работу мечты. Естественно, демонстрировать на новом месте трудовую книжку с записью из магазина не хочется. И сотрудник принимает решение об «утере» прежней трудовой и делает дубликат.
Что делать кадровику с двумя трудовыми книжками?
Стоит помнить, что переносить сведения из одной трудовой книжки в другую по закону нельзя. В статье 65 Трудового кодекса РФ сказано, что сотрудник обязан предоставить работодателю трудовую книжку. Если он этого не сделал, потому что потерял старую, то для него заведут дубликат. Эта же норма прописана и в правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и в инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Пусть сотрудник при приеме на работу самостоятельно решит, какую именно книжку он будет предъявлять для трудоустройства. Принимать от работника обе трудовые книжки не стоит во избежание недоразумений.
Ольга Абашникова
эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing:
Если сотрудник предъявил оригинал книжки и дубликат, то однозначно выбирается дубликат. Слово «дубликат» в трудовой книжке свидетельствует о том, что первоначальная трудовая книжка считается утерянной, то есть недействительной.
Нет однозначного ответа на вопрос, как относиться к сотрудникам, которые заводят две трудовые книжки. Работник может быть профессионалом высокого уровня, но при этом человеком рассеянным. Люди старшего возраста более трепетно относятся к своим трудовым книжкам, так как понимают, что они понадобятся в частности для оформления пенсии. Молодые люди об этом ещё не думают.
На вопрос, законно ли иметь две трудовые книжки, ответ один – «НЕТ». Хотя бы потому, что это нарушает налоговое законодательство. Так, налоговый вычет предоставляют человеку только по основному месту работы. И если уж вы трудитесь в двух местах, то в одном из них необходимо взять справку, что стандартные вычеты не предоставлены, и передать ее в другую организацию. Тогда закон не будет нарушен, и можно совмещать две работы.
Если этого не сделать, то есть огромный риск быть раскрытым налоговиками. И тогда нарушителю будет грозить существенный штраф – в размере 20 процентов от неуплаченного НДФЛ плюс пени по ст. 122 НК РФ.
Более того, заплатить придется и работодателю по ст. 123 НК РФ. А ему это вряд ли понравится, так что можно будет попрощаться с обеими работами. К тому же в трудовой книжке появится соответствующая запись, которая испортит всю трудовую историю.
К тому же по трудовым книжкам рассчитываются пособия по болезням. И естественно, нельзя оформить официальный больничный сразу в нескольких компаниях. А если сотрудник решит обмануть своих работодателей, то это все равно рано или поздно выяснится. ФСС периодически проверяет компании. И незаконно полученные деньги человека заставят вернуть.
Самое серьезное наказание ждет тех, кто с помощью двух и нескольких трудовых книжек решит обмануть государство и получать, например, пособия по безработице. Это будет расценено как мошенничество, за которое грозит наказание вплоть до тюремного заключения.
Последствия и ответственность за две трудовых книжки
Несмотря на то, что прямого ограничения на использование двух трудовых книжек законодательством не предусмотрено, в определенной мере таковая практика может привести к привлечению работника к ответственности или просто повлечь за собой негативные последствия. К таковым можно отнести следующие случаи:
- Увольнение. Если работодатель будет ознакомлен с фактом наличия у сотрудника двух трудовых книжек, он может уволить работника за предоставление недостоверной информации при трудоустройстве и подлог документов без последствий для себя.
- Уголовная ответственность. Положения статьи 327 УК РФ предполагают возможное привлечение работника к ответственности за фальсификацию документов. Например, если при трудоустройстве в государственные службы или органы внутренних дел работник утаит факт трудоустройства, что будет должным образом зафиксировано, данные действия однозначно могут быть квалифицированы в качестве уголовного преступления.
- Взыскание излишне уплаченных сумм. Если работник попытается получать пособие по безработице по одной трудовой книжке и в то же самое время – будет фактически работать по второй трудовой книжке, помимо привлечения к ответственности за таковые действия, с него могут быть взысканы все суммы уплаченного ему пособия.
- Проблемы с расчетом пенсии. Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим наличие страхового стажа необходимого для получения пенсионного обеспечения. Тем не менее в данном вопросе правовое регулирование предоставления нескольких трудовых книжек имеет достаточно много отдельных специфических нюансов.
Владение сразу несколькими книжками — актуальная проблема для трудовой сферы. Работники, допустившие нарушения в оформлении трудовых книг, ссылаются на труд сразу в нескольких организациях. Но трудовое законодательство в 66-й статье ТК чётко указывает, что этот документ оформляется в одном экземпляре, который хранится по основному месту работы.
Информация о совмещении нескольких должностей вносится в книги по желанию работников. Если кто-то не желает фиксировать непрестижный труд или работы с низкой квалификацией, он вправе это не делать. Настаивать на внесении информации такого рода в книжку работника работодатель не может.
Очевидно, что второй документ работнику, осуществляющему честную трудовую деятельность, не требуется. Однако и прямого запрета на владение сразу двумя книгами в законодательстве нет! Не предусмотрены также штрафные санкции или любые другие административные наказания. Но при этом наказывается любая мошенническая деятельность при использовании сведений, отображённых в трудовых книгах.
Прежде всего, человек наказывает сам себя, когда дело доходит до его пенсионного обеспечения. А в отдельных случаях обманутые руководители спешат избавиться от владельца двух книжек через его увольнение.
Начисление пенсий и пособий
Помимо указанных выше последствий, могут появиться трудности с получением пособий. Несмотря на то, что трудится человек сразу в двух организациях, рассчитывать на денежные выплаты по беременности или по другим причинам он сможет только в одном месте. Такая же ситуация касается и больничных листов, ведь при этом оформляется соответственный бланк, и он должен быть один. Не разрешено одновременно подавать документы на двух предприятиях. Конечно, нарушитель не получит никаких штрафов или других видов наказания. Единственное, что могут сделать представители компании – уволить такого работника.
Важно! Самые серьезные проблемы могут возникнуть тогда, когда будет осуществляться начисление пенсионного обеспечения. Человек имеет две книжки и работает на двух должностях. К сожалению, для таких людей, подать в государственную контору оба документа с заработанным стажем нельзя.
Можно ли иметь две трудовые книжки
Трудовая книжка является документом, указывающим трудовой опыт гражданина и стаж, он понадобиться в процессе оформления пенсии.
Когда законных оснований для отсутствия трудовой деятельности нет, стаж гражданина не учитывается.
Трудовая книжка оформляется при первом официальном трудоустройстве в течение 5 дней с момента подписания договора, она формируется единожды и сохраняется вплоть до пенсионного возраста.
Права открывать одновременно две трудовых книжки и применять их население не имеет. Книжка в течении жизни должна оформляться единожды.
Применять одновременно 2 трудовые книжки тем более противозаконно, потому что у данного работника при вскрытии истины могут появиться проблемы с налоговыми органами и работодателем.
Откуда берётся вторая трудовая книжка?
Один из самых актуальных вопросов, который поднимают на сайте государственной инспекции труда ОнлайнИнспекция почти ежемесячно – что делать, если сотрудник приносит вторую трудовую книжку? Ситуация распространена потому, что долгое время считалось почти нормальным иметь две трудовые книжки, чтобы в каждую из них вносить желательные или нежелательные записи, работать одновременно на двух работах или получать более высокую пенсию.
Иногда трудовая книжка просто теряется, например, во время переезда. В таком случае сотрудник пишет заявление на получение дубликата и самостоятельно восстанавливает сведения из старого документа, например, обращается на предыдущие места работы. Если трудовую потерял работодатель, тогда он занимается восстановлением сведений и заводит дубликат. При этом старый документ может неожиданно найтись, и у сотрудника на руках будет сразу две трудовые.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Ещё одна причина, по которой человек может решить завести вторую трудовую книжку – стаж на должностях, которые не вызывают гордости или могут быть восприняты будущим работодателям с недоумением. Например, телевизионный редактор на хорошем канале попадаете под сокращение, найти работу в своей сфере не может, а деньги заканчиваются. И он устраивается продавцом в магазин. Потом удача всё же улыбается – ему предлагают работу мечты. Естественно, демонстрировать на новом месте трудовую книжку с записью из магазина не хочется. И сотрудник принимает решение об «утере» прежней трудовой и делает дубликат.
Зачем нужна трудовая книжка
Трудовая книжка – ключевой документ при исчислении трудового стажа. До внедрения персонифицированного учета органы ПФР использовали данные трудовых книжек в качестве основы при назначении пенсий и определении размера ежемесячных выплат. Можно ли иметь 2 трудовые книжки? Если у человека будет две разных книжки с отличающимися в них записями по трудоустройству, возникнет путаница с сопоставлением их данных со сведениями персонификации.
Законодатели прогнозируют постепенный отказ от ведения бумажных трудовых книжек. Переход на электронный трудовые запланирован на 2020 год. Именно такую дату введения электронных трудовых книжек в России озвучил Дмитрий Медведев.
Планируется заменить книжки на бумажных носителях единой электронной базой данных, администрированием которой будет заниматься Пенсионный фонд. Если это предложение удастся реализовать, вопрос о том, можно ли иметь две трудовые книжки, отпадет. Все заведенные книжки перед внедрением новой системы должны быть проверены работодателями на достоверность и корректность заполнения, после чего документы будут сданы в ПФР.
Текущие законодательные нормы предполагают ведение трудовых книжек только в бумажном формате с дублированием данных о приеме и увольнении наемного персонала в персонификации. Ключевые правила оформления кадровых документов раскрыты в:
- Трудовом кодексе (ст. 66 ТК РФ);
- постановлении Правительства от 16.04.2003 № 255;
- постановлении Минтруда, от 10.10.2003 № 69.
При трудоустройстве работник должен отдать работодателю оригинал своей трудовой книжки. Можно ли ему завести вторую трудовую книжку и оформиться по ней на другое предприятие? Законодательство предусматривает возможность ведения только одной книжки. Если физическое лицо трудоустроено в нескольких местах, в одной компании он будет числиться как по основному месту работы, в другой фирме он будет значиться как совместитель. Записи в трудовую заносятся основным работодателем, у него и должен храниться этот документ.
При желании отразить в трудовой книжке факт трудоустройства по всем работодателям можно ли завести новую трудовую книжку? Нет, это запрещено законодательством на федеральном уровне. У гражданина есть право инициировать внесение записей по дополнительным местам работы наравне с основным. Но делается это в одной трудовой книжке.
Когда человек впервые поступает на работу, трудовую заводит его работодатель. Документ остается на хранении в кадровой службе до момента расторжения трудовых отношений. В день увольнения сотрудник получает оригинал заполненной книжки на руки под роспись.
Две трудовые и налоговый вычет
Еще один вопрос, связанный с наличием у работника двух трудовых книжек, – налоговый вычет. Обычно он производится по основному месту работы, но в законодательстве данный вопрос не прописан. Чтобы вычет осуществлялся налоговым агентом по выбору места службы работника, необходимо составить заявление, приложив к нему соответствующие документы.
Вопрос о налоговом вычете важен и для предприятия, где трудоустроен данный работник. Работодатель, подчиненный которого оформлен в его организации как по основному месту трудоустройства, сможет уменьшить выплачиваемую сумму налога.
Чтобы у владельцев двух и более трудовых книжек не возникло проблем с законодательством, им не следует претендовать одновременно на двух предприятиях на налоговые вычеты. Иначе, в случае выявления такого факта, работодатель вправе взыскать с подчиненного сумму вычета. Это же касается и других гарантий, которые предоставляют в основном месте трудоустройства. Например, если работник берет учебный отпуск по основному месту работы, то здесь он будет оформлен как оплачиваемый, а на дополнительно месте работы взят «за свой счет».
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно совместителям?
Для совместителей законодательством предусмотрена возможность сбора записей о занимаемых должностях на разных предприятиях в единственной трудовой книжке. Для этого потребуется предоставить в кадровый орган основного места работы выписки из приказов с остальных предприятий.
Можно ли завести вторую трудовую книжку для отдельной фиксации стажа по должностям на разных местах работы в один период времени? Законом это не запрещено. Но если оформить второй вариант документа, то в дальнейшем могут возникнуть трудности при начислении пенсии. Работа по двум трудовым книжкам пенсионными органами не признается, для расчета стажа учитываются сведения только из одной книжки. Поэтому более рациональным способом подтверждения факта трудоустройства у нескольких работодателей будет внесение соответствующих записей основным работодателем.